THỦ TỤC XIN GIẤY PHÉP LAO ĐỘNG CHO NGƯỜI NƯỚC NGOÀI LÀM VIỆC TẠI VIỆT NAM THEO NGHỊ ĐỊNH 219/2025/NĐ-CP 

Giấy phép lao động (Work Permit) là văn bản pháp lý bắt buộc để người nước ngoài làm việc hợp pháp tại Việt Nam, trừ các trường hợp được miễn theo quy định.Từ ngày 07/8/2025, Nghị định số 219/2025/NĐ-CP của Chính phủ chính thức có hiệu lực, thay thế Nghị định 152/2020/NĐ-CP (được sửa đổi bởi Nghị định 70/2023/NĐ-CP).

Nghị định mới mang đến nhiều điểm đột phá quan trọng: đơn giản hóa hồ sơ hành chính, rút ngắn thời gian xử lý xuống còn 10 ngày làm việc, mở rộng danh mục đối tượng miễn giấy phép lao động (đặc biệt trong các lĩnh vực công nghệ cao, chuyển đổi số), tăng cường ứng dụng công nghệ số và liên thông thủ tục qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia.

Nghị định 219/2025/NĐ-CP không chỉ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, chi phí mà còn góp phần thu hút nhân lực chất lượng cao từ nước ngoài, hỗ trợ mục tiêu phát triển kinh tế – xã hội của Việt Nam trong giai đoạn mới. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết, đầy đủ, chuẩn pháp lý nhất về thủ tục xin cấp, gia hạn, cấp lại và thu hồi giấy phép lao động theo quy định hiện hành (cập nhật đến tháng 5/2026).

1. Căn cứ pháp lý quan trọng

• Bộ luật Lao động năm 2019 (sửa đổi, bổ sung), đặc biệt các Điều 154, 155, 157 quy định về điều kiện, thủ tục và quản lý lao động nước ngoài.
• Nghị định 219/2025/NĐ-CP ngày 07/8/2025 của Chính phủ quy định về người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam (có hiệu lực thi hành từ ngày 07/8/2025). Đây là văn bản cốt lõi hiện hành.
• Các Thông tư hướng dẫn thi hành của Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội.
• Quyết định của Bộ Nội vụ và các quy định về Cổng Dịch vụ công Quốc gia liên quan đến liên thông thủ tục (cấp giấy phép lao động đồng thời với Phiếu lý lịch tư pháp, xác nhận miễn giấy phép).
• Các văn bản liên quan khác: Luật Xuất cảnh, nhập cảnh của công dân Việt Nam và người nước ngoài 2019; các quy định về thuế, bảo hiểm xã hội áp dụng cho người nước ngoài.

Nghị định 219/2025/NĐ-CP đã lồng ghép thủ tục báo cáo giải trình nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài vào thủ tục cấp giấy phép, giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và thủ tục hành chính.

2. Đối tượng phải xin giấy phép lao động theo Nghị định 219/2025/NĐ-CP

Theo Điều 2 Nghị định 219/2025/NĐ-CP, người lao động nước ngoài (NLĐNN) làm việc tại Việt Nam theo các hình thức sau phải có giấy phép lao động (trừ trường hợp miễn):

• • Làm việc theo hợp đồng lao động.
  • Làm việc theo hợp đồng cung cấp dịch vụ.
  • Làm việc theo hợp đồng thầu.
  • Thực hiện các vị trí: Nhà quản lý, giám đốc điều hành, chuyên gia, lao động kỹ thuật.
  • Người đại diện theo ủy quyền của tổ chức phi chính phủ nước ngoài.
  • Nhà đầu tư, người quản lý, chuyên gia, kỹ thuật của nhà đầu tư nước ngoài.
  • Giáo viên, giảng viên, huấn luyện viên thể thao, y bác sĩ, luật sư, chuyên gia tư vấn, kỹ sư, kỹ thuật viên trong các dự án.
  • Các hình thức khác theo quy định của pháp luật.

  Thời hạn giấy phép lao động: Tối đa 02 năm và chỉ được gia hạn một lần (tối đa 02 năm). Sau khi hết thời hạn gia hạn, NLĐNN phải rời khỏi Việt Nam hoặc thực hiện thủ tục cấp mới nếu đủ điều kiện.

  Giấy phép lao động phải ghi rõ vị trí công việc, địa điểm làm việc và thời hạn. NLĐNN chỉ được làm việc đúng theo nội dung ghi trong giấy phép; nếu thay đổi phải làm thủ tục cấp lại hoặc điều chỉnh.

3. Điều kiện cấp giấy phép lao động

Người lao động nước ngoài phải đáp ứng đủ các điều kiện sau (Điều 3 Nghị định 219/2025/NĐ-CP):

• • Đủ 18 tuổi trở lên và có đầy đủ năng lực hành vi dân sự theo quy định pháp luật.
  • Có sức khỏe phù hợp với yêu cầu công việc (có giấy khám sức khỏe do cơ sở y tế có thẩm quyền cấp trong vòng 12 tháng).
  • Không đang trong thời gian chấp hành hình phạt tù hoặc bị cấm nhập cảnh Việt Nam.
  • Có trình độ chuyên môn, kinh nghiệm phù hợp với vị trí công việc:
    • Chuyên gia: Tốt nghiệp đại học trở lên + ít nhất 03 năm kinh nghiệm làm việc liên quan (có quy định nới lỏng đối với một số lĩnh vực ưu tiên như công nghệ cao, chuyển đổi số).
    • Lao động kỹ thuật: Được đào tạo chuyên ngành ≥ 01 năm + ít nhất 03 năm kinh nghiệm (hoặc có quy định 02 năm theo một số hướng dẫn cụ thể).
    • Nhà quản lý/giám đốc điều hành: Ít nhất 03 năm kinh nghiệm quản lý.
  • Có lý lịch tư pháp sạch (Phiếu lý lịch tư pháp do cơ quan có thẩm quyền cấp).

  Doanh nghiệp sử dụng lao động phải chứng minh được vị trí công việc không thể tuyển được người Việt Nam đủ trình độ (dù thủ tục giải trình đã được lồng ghép).

4. Các trường hợp miễn giấy phép lao động (mở rộng theo Nghị định 219)

Nghị định 219/2025/NĐ-CP mở rộng đáng kể danh sách miễn giấy phép, đặc biệt trong lĩnh vực công nghệ cao, chuyển đổi số, bán dẫn, trí tuệ nhân tạo. Các trường hợp chính bao gồm:

• Các trường hợp chính bao gồm:

  • Chủ sở hữu hoặc thành viên góp vốn của công ty trách nhiệm hữu hạn.
  • Nhà quản lý, giám đốc điều hành của công ty cổ phần.
  • Người nước ngoài có vợ/chồng là công dân Việt Nam đang cư trú hợp pháp tại Việt Nam.
  • Làm việc dưới 30 ngày/năm và không thường xuyên.
  • Chuyên gia, kỹ thuật viên tham gia các dự án ưu đãi đầu tư, hợp tác quốc tế.
  • Người tham gia nghiên cứu, giảng dạy tại cơ sở giáo dục, y tế theo chương trình hợp tác.
  • Các trường hợp khác theo khoản 1, 2, 9 Điều 154 Bộ luật Lao động 2019.

  Lưu ý quan trọng: Dù được miễn giấy phép lao động, nhiều trường hợp vẫn phải thực hiện thủ tục xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động (Giấy xác nhận miễn GPLĐ) để hợp pháp hóa việc cư trú và làm việc. Thủ tục này cũng được đơn giản hóa theo Nghị định mới.

5. Hồ sơ xin cấp giấy phép lao động mới (Điều 18 Nghị định 219/2025/NĐ-CP)

Hồ sơ được đơn giản hóa chỉ còn 1 văn bản chính kết hợp giải trình nhu cầu:

1. Văn bản đề nghị cấp giấy phép lao động theo Mẫu số 03 (Phụ lục ban hành kèm Nghị định 219/2025/NĐ-CP) – đồng thời là báo cáo giải trình nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài.
2. Giấy khám sức khỏe (cấp trong vòng 12 tháng).
3. Bản sao hộ chiếu (có chứng thực, còn hạn ≥ 06 tháng).
4. Giấy tờ chứng minh trình độ chuyên môn, kinh nghiệm (bằng cấp, chứng chỉ, xác nhận kinh nghiệm – phải dịch công chứng sang tiếng Việt).
5. Ảnh màu 4×6 cm (phông trắng, chụp trong vòng 06 tháng).
6. Phiếu lý lịch tư pháp (có thể liên thông qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia).
7. Các giấy tờ khác tùy trường hợp (hợp đồng lao động dự kiến, quyết định bổ nhiệm…).

Quy định nghiêm ngặt: Tất cả giấy tờ bằng tiếng nước ngoài phải được hợp pháp hóa lãnh sự tại cơ quan đại diện ngoại giao của Việt Nam ở nước ngoài và dịch công chứng sang tiếng Việt. Hồ sơ không đầy đủ hoặc không hợp lệ sẽ bị trả lại và yêu cầu bổ sung.

6. Trình tự, thủ tục cấp giấy phép lao động

Thời gian nộp hồ sơ: Trước ít nhất 10 ngày nhưng không quá 60 ngày trước ngày NLĐNN dự kiến bắt đầu làm việc.

Nơi nộp:

• Sở Lao động – Thương binh và Xã hội tỉnh/thành phố nơi NLĐNN làm việc.
• Hoặc trực tuyến qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia – khuyến khích.

Thời hạn giải quyết: 10 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ.

Quy trình chi tiết:

• Bước 1: Tiếp nhận và kiểm tra hồ sơ.
• Bước 2: Xem xét chấp thuận nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài (đã lồng ghép).
• Bước 3: Cấp Giấy phép lao động theo Mẫu số 04.
• Kết quả có thể nhận bản giấy hoặc bản điện tử có giá trị pháp lý ngang nhau.

Nếu từ chối, cơ quan phải trả lời bằng văn bản và nêu rõ lý do trong 03 ngày làm việc.

7. Thủ tục gia hạn giấy phép lao động

• Nộp hồ sơ trước ít nhất 05 ngày trước khi giấy phép hết hạn.
• Hồ sơ tương tự hồ sơ cấp mới nhưng sử dụng Mẫu số 03 dành cho gia hạn.
• Chỉ được gia hạn 01 lần, thời hạn tối đa 02 năm.
• Sau khi gia hạn, NLĐNN tiếp tục làm thủ tục gia hạn thẻ tạm trú nếu cần.

8. Thủ tục cấp lại giấy phép lao động

Các trường hợp cấp lại (Điều 23 Nghị định 219/2025/NĐ-CP):

• Giấy phép bị mất, hỏng.
• Thay đổi thông tin: họ tên, quốc tịch, số hộ chiếu, tên người sử dụng lao động (không thay đổi mã số thuế).

Hồ sơ: Mẫu số 03 + giấy tờ chứng minh thay đổi + ảnh mới.

Thời hạn giải quyết: 05 ngày làm việc.

9. Thu hồi giấy phép lao động

Cơ quan có thẩm quyền hoặc doanh nghiệp phối hợp thu hồi trong các trường hợp:

• Giấy phép hết hạn mà không gia hạn.
• NLĐNN vi phạm nghiêm trọng pháp luật lao động Việt Nam.
• Doanh nghiệp chấm dứt hoạt động hoặc thay đổi mô hình.
• NLĐNN bị trục xuất hoặc không còn đủ điều kiện theo quy định.
• Theo yêu cầu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.

10. Lưu ý quan trọng khi thực hiện năm 2026

• Người sử dụng lao động bắt buộc phải ký hợp đồng lao động bằng văn bản với NLĐNN sau khi có giấy phép.
• Sau khi có GPLĐ, NLĐNN phải làm thủ tục thẻ tạm trú (Temporary Residence Card) tại Cục Quản lý Xuất nhập cảnh (thời hạn thẻ thường tương ứng với thời hạn giấy phép).
• Doanh nghiệp phải báo cáo định kỳ (6 tháng/lần hoặc hàng năm) tình hình sử dụng lao động nước ngoài.
• Vi phạm quy định có thể bị xử phạt hành chính từ 30 – 150 triệu đồng, thậm chí trục xuất NLĐNN và đình chỉ hoạt động của doanh nghiệp.
• Ưu tiên nộp hồ sơ trực tuyến để rút ngắn thời gian và dễ dàng theo dõi.
• Doanh nghiệp nên lập kế hoạch sớm, đặc biệt với các vị trí chuyên gia trong lĩnh vực công nghệ, vì nhu cầu ngày càng cao.
• Chi phí ước tính: Lệ phí nhà nước khoảng 600.000 – 2.000.000 VNĐ, cộng chi phí dịch thuật, hợp pháp hóa, khám sức khỏe khoảng 8 – 25 triệu VNĐ tùy trường hợp.

11. So sánh với quy định cũ và lợi ích của Nghị định mới

So với Nghị định 152/2020/NĐ-CP:

• Thời gian cấp: Từ 15-20 ngày giảm còn 10 ngày.
• Hồ sơ: Giảm số lượng văn bản, lồng ghép thủ tục.
• Đối tượng miễn: Mở rộng đáng kể.
• Ứng dụng công nghệ: Tăng cường liên thông điện tử.

Những thay đổi này giúp Việt Nam cạnh tranh tốt hơn trong thu hút nhân tài quốc tế.

Bài viết trên được Văn phòng Luật sư Đà Nẵng tổng hợp, phân tích từ các quy định pháp luật hiện hành nhằm hướng dẫn chi tiết và toàn diện về thủ tục xin giấy phép lao động cho người nước ngoài theo Nghị định 219/2025/NĐ-CP. Quy định pháp luật có thể được bổ sung thêm tùy theo từng trường hợp cụ thể.

Trong trường hợp Quý khách còn vướng mắc hoặc cần được tư vấn cụ thể liên quan đến chế độ thai sản, điều kiện hưởng bảo hiểm xã hội, giải quyết tranh chấp lao động hoặc các vấn đề pháp lý phát sinh trong quá trình thực hiện chế độ cho người lao động, Quý khách có thể liên hệ Văn phòng Luật sư Đà Nẵng qua số điện thoại 0912 987 103 hoặc đặt lịch làm việc trực tiếp tại 24 Phan Bội Châu, phường Hải Châu, thành phố Đà Nẵng để được hỗ trợ kịp thời, chính xác và phù hợp với từng trường hợp cụ thể. 

Ngoài ra, Văn phòng Luật sư Đà Nẵng còn cung cấp nhiều dịch vụ tư vấn và hỗ trợ pháp lý trong lĩnh vực lao động, bao gồm:

• Tư vấn pháp lý về lao động, tranh chấp hợp đồng lao động
• Tư vấn mức bồi thường khi vi phạm hợp đồng lao động
• Tư vấn phương án giải quyết hợp đồng lao động đảm bảo quyền lợi khách hàng;

…………….

Xem thêm: BẢNG LƯƠNG TỐI THIỂU VÙNG MỚI NHẤT NĂM 2026 – HƯỚNG DẪN ÁP DỤNG VÀ NHỮNG ĐIỀU CẦN LƯU Ý

Xem thêm: HỢP ĐỒNG LAO ĐỘNG ĐIỆN TỬ – NHỮNG ĐIỀU CẦN LƯU Ý THEO QUY ĐỊNH PHÁP LUẬT NĂM 2026