HƯỚNG DẪN HỘ KINH DOANH SỬ DỤNG HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ TRONG KÊ KHAI THUẾ MỚI NHẤT NĂM 2026
1. Đối tượng hộ kinh doanh bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử
Theo khoản 1 Điều 11 Nghị định 123/2020/NĐ-CP (được sửa đổi, bổ sung tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP) có quy định hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền của hộ kinh doanh như sau:
Đối với hộ kinh doanh có hoạt động bán hàng, cung cấp dịch vụ trực tiếp đến người tiêu dùng (bao gồm: trung tâm thương mại; siêu thị; bán lẻ (trừ ô tô, mô tô, xe máy và xe có động cơ khác); ăn uống; nhà hàng; khách sạn; dịch vụ vận tải hành khách, dịch vụ hỗ trợ trực tiếp cho vận tải đường bộ, dịch vụ nghệ thuật, vui chơi, giải trí, hoạt động chiếu phim, dịch vụ phục vụ cá nhân khác theo quy định về Hệ thống ngành kinh tế Việt Nam) đáp ứng 1 trong 3 tiêu chí dưới đây đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử được khởi tạo từ máy tính tiền:
(1) Hộ kinh doanh nộp thuế theo phương pháp khoán có mức doanh thu hàng năm trên 01 tỷ;
(2) Hộ kinh doanh có sử dụng máy tính tiền;
(3) Hộ kinh doanh có quy mô về doanh thu, lao động đáp ứng từ mức cao nhất về tiêu chí của doanh nghiệp siêu nhỏ theo quy định pháp luật về hỗ trợ doanh nghiệp nhỏ và vừa phải thực hiện chế độ kế toán và nộp thuế theo phương pháp kê khai.
Ngoài ra, theo khoản 5 Điều 8 Nghị định 68/2026/NĐ-CP (hiệu lực từ năm 2026), hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có doanh thu tính thuế GTGT hằng năm từ 01 tỷ đồng trở lên bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế. Hộ kinh doanh có doanh thu từ 500 triệu đồng đến dưới 01 tỷ đồng không bắt buộc nhưng được khuyến khích đăng ký sử dụng nếu có nhu cầu.
Hộ kinh doanh có nhiều địa điểm kinh doanh sử dụng chung một mã số thuế và phải ghi rõ địa chỉ từng địa điểm trên hóa đơn.
2. Nguyên tắc sử dụng hóa đơn điện tử
Theo Điều 4 Nghị định 123/2020/NĐ-CP (được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP), nguyên tắc sử dụng hóa đơn điện tử (bao gồm hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền) được quy định như sau:
- Khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, người bán (hộ kinh doanh) phải lập hóa đơn giao cho người mua (kể cả trường hợp khuyến mại, quảng cáo, cho biếu, tặng, trả thay lương, tiêu dùng nội bộ, trừ luân chuyển nội bộ để sản xuất tiếp).
- Hóa đơn phải được lập đầy đủ, chính xác nội dung theo quy định tại Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP (tên, địa chỉ, MST người bán; thông tin người mua nếu có yêu cầu; tên hàng hóa/dịch vụ, đơn giá, số lượng, thành tiền, thuế suất, tiền thuế GTGT nếu áp dụng; thời điểm lập hóa đơn…).
- Đối với hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền:
- Phải kết nối chuyển dữ liệu điện tử trực tiếp với cơ quan thuế.
- Không bắt buộc có chữ ký số (đối với hóa đơn từ máy tính tiền).
- Được nhận biết rõ là hóa đơn in từ máy tính tiền kết nối cơ quan thuế.
- Dữ liệu hóa đơn là căn cứ hợp pháp để kê khai, nộp thuế và xác định chi phí hợp lý.
- Hóa đơn phải được lập đúng thời điểm (thời điểm chuyển giao quyền sở hữu/sử dụng hàng hóa hoặc hoàn thành cung cấp dịch vụ, hoặc theo quy định riêng của từng ngành).
- Người bán chịu trách nhiệm về tính chính xác, đầy đủ của hóa đơn và phải chuyển dữ liệu cho cơ quan thuế theo định dạng chuẩn.
- Hộ kinh doanh được ủy quyền cho bên thứ ba (tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử) lập hóa đơn (đã được bổ sung rõ tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP).
3. Cách sử dụng hóa đơn điện tử trong kê khai thuế
a. Dữ liệu hóa đơn được truyền tự động làm cơ sở kê khai thuế
Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền phải kết nối và truyền dữ liệu điện tử trực tiếp cho cơ quan thuế ngay khi lập. Dữ liệu này được cơ quan thuế tiếp nhận tự động và sử dụng làm căn cứ để:
- Xác định doanh thu tính thuế GTGT và thuế TNCN.
- Tính thuế theo phương pháp kê khai (hoặc khoán nếu áp dụng).
- Xác định khoản chi hợp pháp (nếu hộ kinh doanh nộp thuế theo phương pháp kê khai).
b. Kê khai thuế trên Cổng thông tin điện tử
Hộ kinh doanh kê khai thuế theo quý (hoặc theo năm nếu thuộc trường hợp nhỏ) thông qua:
- Cổng thông tin điện tử Tổng cục Thuế (gdt.gov.vn) hoặc
- Ứng dụng eTax Mobile. Hóa đơn điện tử là chứng từ gốc để khai doanh thu, khấu trừ thuế (nếu có) và nộp các khoản thuế liên quan. Dữ liệu hóa đơn được tự động đối chiếu với tờ khai thuế, giúp giảm thủ tục giấy tờ và tránh sai sót.
c. Cung cấp hóa đơn cho người mua
Khi người mua yêu cầu, hộ kinh doanh cung cấp hóa đơn dưới dạng điện tử qua:
- Email, tin nhắn, mã QR hoặc đường dẫn tra cứu trực tuyến. Hóa đơn này có giá trị pháp lý ngang với hóa đơn giấy và là chứng cứ để người mua (nếu là tổ chức) kê khai khấu trừ (trong một số trường hợp).
d. Trường hợp hộ kinh doanh dưới ngưỡng bắt buộc (doanh thu dưới 01 tỷ đồng/năm)
- Không bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử.
- Nếu có nhu cầu xuất hóa đơn cho khách hàng: phải khai và nộp thuế trước khi cơ quan thuế cấp hóa đơn điện tử có mã theo từng lần phát sinh (theo quy định tại khoản 5 Điều 8 Nghị định 68/2026/NĐ-CP).
e. Lợi ích và lưu ý khi kê khai
- Hóa đơn điện tử giúp tự động hóa kê khai, tăng tính minh bạch, giảm rủi ro thanh tra thuế.
- Khoản chi mua hàng hóa, dịch vụ có hóa đơn điện tử từ máy tính tiền được xác định là khoản chi hợp pháp khi xác định nghĩa vụ thuế.
- Hộ kinh doanh phải đảm bảo dữ liệu hóa đơn được truyền đầy đủ, kịp thời; nếu có sai sót phải lập hóa đơn điều chỉnh/thay thế và kê khai bổ sung đúng kỳ (theo khoản 13 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP).
Căn cứ pháp lý chính:
- Điều 8 Nghị định 68/2026/NĐ-CP(quy định về nguyên tắc khai thuế, tính thuế và sử dụng hóa đơn điện tử đối với hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh).
- Khoản 8 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP(sửa đổi, bổ sung Nghị định 123/2020/NĐ-CP về hóa đơn, chứng từ).
- Điều 91 Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14và các quy định liên quan tại Thông tư hướng dẫn của Bộ Tài chính.
4. Quy trình đăng ký và sử dụng hóa đơn điện tử đối với Hộ kinh doanh
Quy trình đăng ký (theo Điều 15 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, sửa đổi bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP):
- Chuẩn bị: Có mã số thuế; thiết bị máy tính tiền kết nối internet; chọn nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử được Tổng cục Thuế công nhận (Viettel, VNPT, MISA, EasyInvoice…).
- Nộp tờ khai đăng ký:
- Trực tuyến trên Cổng thông tin hóa đơn điện tử (hoadondientu.gdt.gov.vn) hoặc qua phần mềm của nhà cung cấp dịch vụ.
- Sử dụng Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT (Phụ lục IA).
- Thời hạn: Trong vòng 30 ngày kể từ ngày cuối cùng của kỳ tính thuế có doanh thu lũy kế từ 01 tỷ đồng trở lên (hoặc khi thuộc trường hợp bắt buộc).
- Cơ quan thuế xử lý: Trong 01 ngày làm việc, gửi thông báo tiếp nhận (Mẫu 01/TB-TNĐT) hoặc chấp nhận/không chấp nhận (Mẫu 01/TB-ĐKĐT).
- Kích hoạt sử dụng: Sau khi được chấp nhận, khởi tạo mẫu hóa đơn trên máy tính tiền, kết nối truyền dữ liệu với cơ quan thuế.
Quy trình sử dụng hàng ngày:
- Lập hóa đơn tại thời điểm kết thúc giao dịch (in từ máy tính tiền).
- Chuyển dữ liệu tự động cho cơ quan thuế.
- Lưu trữ hóa đơn điện tử theo quy định (có thể lưu dưới dạng điện tử).
5. Các lưu ý quan trọng và xử phạt liên quan đến hóa đơn điện tử
Lưu ý quan trọng:
- Phải đảm bảo máy tính tiền luôn kết nối và truyền dữ liệu đầy đủ, kịp thời cho cơ quan thuế.
- Khi thay đổi thông tin (địa chỉ, ngành nghề…) phải thông báo bổ sung đăng ký sử dụng hóa đơn.
- Hóa đơn sai sót: Phải lập hóa đơn điều chỉnh/thay thế (ghi rõ “Điều chỉnh cho…” hoặc “Thay thế cho…”) kèm văn bản thỏa thuận với người mua (nếu là tổ chức/hộ kinh doanh) hoặc thông báo cho người mua (nếu là cá nhân).
- Hộ kinh doanh dưới ngưỡng 01 tỷ đồng/năm vẫn có thể tự nguyện sử dụng để thuận tiện cho khách hàng và quản lý nội bộ.
- Lưu giữ dữ liệu hóa đơn tối thiểu 10 năm để phục vụ thanh tra, kiểm tra thuế.
- Khuyến khích sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử uy tín đã được cơ quan thuế công nhận.
Xử phạt vi phạm (theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP, được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 310/2025/NĐ-CP):
- Lập sai loại hóa đơn (không sử dụng hóa đơn từ máy tính tiền khi thuộc diện bắt buộc): 2.000.000 – 4.000.000 đồng.
- Không lập hóa đơn khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ: 5.000.000 – 10.000.000 đồng.
- Không kết nối, không truyền dữ liệu hoặc sử dụng chưa đầy đủ hóa đơn điện tử từ máy tính tiền: 2.000.000 – 4.000.000 đồng.
- Vi phạm khác (lập sai thời điểm, hủy hóa đơn không đúng quy định…): mức phạt từ 250.000 đồng đến 70.000.000 đồng tùy theo số lượng và mức độ vi phạm (mức phạt đối với hộ kinh doanh, cá nhân bằng ½ mức phạt tổ chức).
Hộ kinh doanh cần chủ động liên hệ Chi cục Thuế địa phương hoặc nhà cung cấp dịch vụ để được hỗ trợ miễn phí. Việc tuân thủ giúp tránh phạt và nâng cao hiệu quả kinh doanh.
Trên đây là các nội dung được Văn phòng Luật sư Đà Nẵng tổng hợp và phân tích dựa trên quy định của pháp luật về thuế cùng các định hướng chính sách liên quan, nhằm giúp bạn đọc có cái nhìn đầy đủ và rõ ràng hơn về việc sử dụng hóa đơn điện tử đối với hộ kinh doanh.
Trong trường hợp còn vướng mắc hoặc cần được tư vấn cụ thể về các vấn đề liên quan đến thuế, doanh nghiệp và nghĩa vụ tài chính, Quý khách có thể liên hệ Văn phòng Luật sư Đà Nẵng qua số điện thoại 0912 987 103 hoặc đặt lịch làm việc trực tiếp tại 24 Phan Bội Châu, phường Hải Châu, thành phố Đà Nẵng để được luật sư hỗ trợ và tư vấn chi tiết.
Ngoài ra, Văn phòng Luật sư Đà Nẵng cung cấp các dịch vụ liên quan đến doanh nghiệp – đầu tư dưới đây:
- Tư vấn thay đổi tên doanh nghiệp, địa chỉ trụ sở chính, vốn điều lệ…;
- Hỗ trợ soạn thảo hồ sơ thông báo thay đổi giấy phép kinh doanh;
- Hỗ trợ doanh nghiệp nộp hồ sơ tại cơ quan có thẩm quyền;
- Tư vấn các thủ tục sau khi thay đổi;
- Tư vấn thường xuyên các hoạt động doanh nghiệp;
……
Xem thêm: BÃI BỎ THUẾ KHOÁN TỪ NĂM 2026: NHỮNG VẤN ĐỀ CẦN LƯU Ý ĐỐI VỚI HỘ KINH DOANH VÀ CÁ NHÂN KINH DOANH.
