THỦ TỤC XIN CẤP LẠI, CẤP ĐỔI SỔ ĐỎ THEO QUY ĐỊNH PHÁP LUẬT 2026
Trong quá trình sử dụng đất, không ít trường hợp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất (sổ đỏ) bị mất, hư hỏng hoặc rách nát. Khi đó, người sử dụng đất cần thực hiện thủ tục xin cấp lại sổ đỏ theo quy định của pháp luật để đảm bảo quyền lợi hợp pháp của mình.
Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn chi tiết điều kiện, hồ sơ, trình tự thủ tục và chi phí cấp lại sổ đỏ theo quy định mới nhất
1. Cấp lại sổ đỏ là gì? Cấp đổi sổ đỏ là gì?
Cấp lại sổ đỏ là thủ tục hành chính mà người sử dụng đất thực hiện khi Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu tài sản gắn liền với đất (Sổ đỏ/Sổ hồng) đã được cấp nhưng bị mất.
Cấp đổi sổ đỏ là thủ tục hành chính do cơ quan nhà nước có thẩm quyền thực hiện nhằm cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu tài sản gắn liền với đất mới để thay thế Giấy chứng nhận đã cấp trước đó khi phát sinh các trường hợp theo quy định của pháp luật.
Cần phân biệt “Cấp lại” với “Cấp đổi”:
Cấp lại: Dùng khi Sổ đỏ bị mất.
Cấp đổi: Dùng khi Sổ đỏ bị ố, nhòe, rách, hoặc muốn đổi từ mẫu cũ sang mẫu mới.
2. Các trường hợp được cấp lại, cấp đổi sổ đỏ
Theo khoản 1 Điều 38 Nghị định 101/2024/NĐ-CP, các trường hợp cấp đổi Sổ đỏ đã cấp từ ngày 01/8/2024 bao gồm:
- Người sử dụng đất có nhu cầu đổi Giấy chứng nhận đã cấp trước ngày 01 tháng 8 năm 2024 sang Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu tài sản gắn liền với đất;
- Giấy chứng nhận đã cấp bị ổ, nhòe, rách, hư hỏng;
- Giấy chứng nhận đã cấp chung cho nhiều thửa đất mà thực hiện cấp riêng cho từng thửa đất theo nhu cầu của người sử dụng đất và trường hợp cấp đổi Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu tài sản gắn liền với đất quy định tại khoản 7 Điều 46 Nghị định 101/2024/NĐ-CP;
- Mục đích sử dụng đất ghi trên Giấy chứng nhận đã cấp theo quy định của pháp luật về đất đai tại thời điểm cấp Giấy chứng nhận đã cấp khác với mục đích sử dụng đất theo phân loại đất quy định tại Điều 9 Luật Đất đai 2024 và quy định tại Nghị định của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều Luật Đất đai 2024;
- Vị trí thửa đất trên Giấy chứng nhận đã cấp không chính xác so với vị trí thực tế sử dụng đất tại thời điểm cấp Giấy chứng nhận đã cấp;
- Quyền sử dụng đất, quyền sở hữu tài sản gắn liền với đất là tài sản chung của vợ và chồng mà Giấy chứng nhận đã cấp chỉ ghi họ, tên của vợ hoặc của chồng, nay có yêu cầu cấp đổi Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu tài sản gắn liền với đất để ghi cả họ, tên vợ và họ, tên chồng;
- Giấy chứng nhận đã cấp ghi tên hộ gia đình, nay các thành viên có chung quyền sử dụng đất của hộ gia đình đó có yêu cầu cấp đổi Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu tài sản gắn liền với đất để ghi đấy đủ tên thành viên có chung quyền sử dụng đất của hộ gia đình;
- Thay đổi địa chỉ của thửa đất đã được cấp Giấy chứng nhận;
- Thay đổi kích thước các cạnh, diện tích, số hiệu của thửa đất do đo đạc lập bản đồ địa chính, trích đo địa chính thửa đất mà ranh giới thửa đất không thay đổi.
3. Trình tự thủ tục, hồ sơ xin cấp lại, cấp đổi sổ đỏ
a. Trình tự thủ tục, hồ sơ cấp đổi sổ đó
Theo Quyết định 2124/QĐ-BTNMT ngày 01/8/2024 về công bố thủ tục hành chính trong lĩnh vực đất đai, thủ tục xin cấp lại Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất (Sổ đỏ) khi bị mất được thực hiện theo các bước sau:
Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ
Người sử dụng đất cần chuẩn bị 01 bộ hồ sơ, bao gồm: Đơn đăng ký biến động đất đai, tài sản gắn liền với đất (Mẫu số 11/ĐK) ban hành kèm theo Nghị định 101/2024/NĐ-CP.
Bước 2: Nộp hồ sơ
Người sử dụng đất có thể lựa chọn một trong hai cách sau để nộp hồ sơ:
Cách 1: Nộp hồ sơ tại Bộ phận Một cửa theo quy định của UBND cấp tỉnh.
Cách 2: Nộp trực tiếp tại một trong các cơ quan sau:
– Văn phòng đăng ký đất đai
– Chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai
Bước 3: Tiếp nhận và xử lý hồ sơ
Sau khi tiếp nhận hồ sơ, các cơ quan có thẩm quyền sẽ thực hiện các công việc sau:
Cơ quan tiếp nhận hồ sơ có trách nhiệm:
+ Kiểm tra thành phần hồ sơ
+ Nếu hồ sơ hợp lệ → cấp Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả
+ Nếu hồ sơ chưa hợp lệ (thiếu giấy tờ, khai sai thông tin…) → trả lại hồ sơ và hướng dẫn bổ sung
+ Trường hợp hồ sơ được nộp tại Bộ phận Một cửa, hồ sơ sẽ được chuyển đến Văn phòng đăng ký đất đai để xử lý.
Văn phòng đăng ký đất đai sẽ:
+ Kiểm tra thông tin Sổ đỏ bị mất trong hồ sơ địa chính và cơ sở dữ liệu đất đai
+ Trường hợp phát hiện sổ đỏ đã chuyển nhượng hoặc sổ đỏ đang thế chấp tại ngân hàng, tổ chức tín dụng → Hồ sơ sẽ bị trả lại cho người nộp.Nếu không phát hiện bất thường, thủ tục tiếp tục được thực hiện.
Niêm yết thông báo mất Sổ đỏ
* Đối với hộ gia đình, cá nhân
+ Văn phòng đăng ký đất đai chuyển thông tin đến UBND cấp xã nơi có đất
+ UBND cấp xã thực hiện niêm yết công khai việc mất Sổ đỏ tại trụ sở UBND và khu dân cư trong thời gian 15 ngày
Sau khi hết thời gian niêm yết:
+ UBND cấp xã lập biên bản kết thúc niêm yết
+ Gửi lại cho Văn phòng đăng ký đất đai
* Đối với tổ chức, người Việt Nam định cư ở nước ngoài
+ Phải đăng tin 03 lần trên phương tiện thông tin đại chúng tại địa phương trong vòng 15 ngày
+ Chi phí đăng tin do người sử dụng đất chi trả
Hủy Sổ đỏ cũ và cấp lại Sổ đỏ mới
Sau khi hoàn tất việc xác minh, Văn phòng đăng ký đất đai sẽ:
+ Hủy Giấy chứng nhận đã cấp bị mất
+ Cập nhật thông tin trong hồ sơ địa chính và cơ sở dữ liệu đất đai
+ Cấp lại Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất cho người sử dụng đất
Lưu ý về bản đồ địa chính
Trường hợp chưa có bản đồ địa chính hoặc bản đồ bị hư hỏng, Văn phòng đăng ký đất đai sẽ:
+ Trích lục hoặc trích đo địa chính thửa đất
+ Chi phí đo đạc sẽ do người sử dụng đất chi trả.
Nếu kết quả đo đạc cho thấy diện tích đất tăng thêm, người sử dụng đất có thể phải:
+ Nộp thêm tiền sử dụng đất, hoặc
+ Nộp tiền thuê đất theo quy định.
Bước 4: Nhận kết quả
Sau khi hoàn tất thủ tục, người sử dụng đất sẽ được cấp lại Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất.
Thời hạn giải quyết: Không quá 10 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ (không bao gồm thời gian niêm yết và đăng tin trên phương tiện thông tin đại chúng).
b. Trình tự thủ tục cấp đổi sổ đỏ
Theo Điều 38 Nghị định 101/2024/NĐ-CP, thủ tục cấp đổi Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất được thực hiện theo các bước sau:
Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ
Người sử dụng đất hoặc chủ sở hữu tài sản gắn liền với đất chuẩn bị 01 bộ hồ sơ, gồm:
+ Đơn đăng ký biến động đất đai, tài sản gắn liền với đất (Mẫu số 11/ĐK) ban hành kèm theo Nghị định 101/2024/NĐ-CP.
+ Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất đã cấp.
Một số trường hợp đặc biệt cần bổ sung thêm giấy tờ:
+ Trường hợp cập nhật thông tin các thành viên hộ gia đình thì trong đơn đăng ký phải thể hiện đầy đủ thông tin các thành viên có chung quyền sử dụng đất.
+ Trường hợp thay đổi diện tích, kích thước thửa đất do đo đạc địa chính thì cần bổ sung mảnh trích đo bản đồ địa chính thửa đất.
Bước 2: Nộp hồ sơ
Người sử dụng đất nộp hồ sơ tại cơ quan tiếp nhận hồ sơ đất đai theo quy định, có thể là:
+ Bộ phận Một cửa theo quy định của UBND cấp tỉnh;
+ Văn phòng đăng ký đất đai;
+ Chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai nơi có đất.
Bước 3: Tiếp nhận hồ sơ
Cơ quan tiếp nhận hồ sơ thực hiện:
* Kiểm tra thành phần hồ sơ
+ Nếu hồ sơ hợp lệ → cấp Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả
+ Nếu hồ sơ chưa hợp lệ → hướng dẫn người nộp bổ sung hồ sơ.
*Trường hợp hồ sơ được nộp tại bộ phận Một cửa, hồ sơ sẽ được chuyển đến Văn phòng đăng ký đất đai để giải quyết.
Bước 4: Xử lý hồ sơ tại Văn phòng đăng ký đất đai
Sau khi tiếp nhận hồ sơ, Văn phòng đăng ký đất đai sẽ thực hiện các công việc sau:
- Kiểm tra thông tin liên quan
Khai thác thông tin tình trạng hôn nhân trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư (đối với trường hợp bổ sung tên vợ hoặc chồng).
Nếu không khai thác được dữ liệu thì người sử dụng đất phải cung cấp bản sao giấy đăng ký kết hôn hoặc giấy tờ chứng minh tình trạng hôn nhân.
- Kiểm tra thực địa (nếu cần)
Đối với trường hợp vị trí thửa đất trên Giấy chứng nhận không chính xác, Văn phòng đăng ký đất đai sẽ:
+ Kiểm tra thực địa
+ Đối chiếu với hồ sơ cấp Giấy chứng nhận trước đó.
- Kiểm tra bản đồ địa chính
Trường hợp Giấy chứng nhận đã cấp chưa sử dụng bản đồ địa chính hoặc trích đo địa chính, cơ quan đăng ký đất đai sẽ thực hiện đo đạc theo quy định.
- Xác định nghĩa vụ tài chính
Văn phòng đăng ký đất đai gửi Phiếu chuyển thông tin (Mẫu 12/ĐK) cho cơ quan thuế để xác định nghĩa vụ tài chính (nếu có).
Bước 5: Cập nhật dữ liệu và cấp Giấy chứng nhận mới
Sau khi hoàn tất việc kiểm tra và nghĩa vụ tài chính:
+ Văn phòng đăng ký đất đai chỉnh lý và cập nhật thông tin vào hồ sơ địa chính, cơ sở dữ liệu đất đai.
+ Cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất mới cho người sử dụng đất.
+ Trao Giấy chứng nhận cho người được cấp hoặc chuyển về cơ quan tiếp nhận hồ sơ để trả kết quả.
Trường hợp Sổ đỏ đang thế chấp tại ngân hàng
Nếu Giấy chứng nhận đang được thế chấp tại tổ chức tín dụng, việc cấp đổi sẽ được thực hiện theo quy trình sau:
+ Văn phòng đăng ký đất đai thông báo danh sách các trường hợp cấp đổi cho bên nhận thế chấp.
+ Giấy chứng nhận mới sẽ được trao đồng thời giữa ba bên:
Văn phòng đăng ký đất đai
Người sử dụng đất
Bên nhận thế chấp
+ Người sử dụng đất nhận Giấy chứng nhận mới và giao lại cho bên nhận thế chấp.
+ Bên nhận thế chấp nộp Giấy chứng nhận cũ cho Văn phòng đăng ký đất đai để quản lý.
4. Các khoản chi phí xin cấp lại, cấp đổi sổ đỏ
Tại khoản 2 Điều 5 Thông tư 85/2019/TT-BTC có quy định về phí cấp lại, cấp đổi sổ đỏ như sau:
Điều 5. Căn cứ xác định mức thu phí và lệ phí
Căn cứ điều kiện kinh tế – xã hội tại địa phương nơi phát sinh hoạt động cung cấp dịch vụ, thu phí, lệ phí, Hội đồng nhân dân cấp tỉnh quy định mức thu phí, lệ phí phù hợp.
…
- Đối với các khoản lệ phí
…
đ) Lệ phí cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà, tài sản gắn liền với đất là khoản thu mà tổ chức, hộ gia đình, cá nhân phải nộp khi được cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà, tài sản gắn liền với đất.
Lệ phí cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà, tài sản gắn liền với đất gồm: Cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà, tài sản gắn liền với đất; chứng nhận đăng ký biến động về đất đai; trích lục bản đồ địa chính; văn bản; số liệu hồ sơ địa chính.
Căn cứ điều kiện cụ thể của địa phương, chính sách phát triển kinh tế – xã hội của địa phương để quy định mức thu lệ phí phù hợp, đảm bảo nguyên tắc: Mức thu đối với hộ gia đình, cá nhân tại các quận thuộc thành phố trực thuộc Trung ương, phường nội thành thuộc thành phố hoặc thị xã trực thuộc tỉnh cao hơn mức thu tại các khu vực khác; mức thu đối với tổ chức cao hơn mức thu đối với hộ gia đình, cá nhân.
….
Như vậy, phí xin cấp lại sổ đỏ sẽ tùy thuộc vào mỗi địa phương và Hội đồng nhân dân cấp tỉnh quy định. Mỗi địa phương sẽ có mức thu phí cấp lại sổ đỏ khác nhau
5. Thời gian giải quyết thủ tục cấp lại sổ đỏ
Theo Quyết định 2124/QĐ-BTNMT ngày 01/8/2024, thời gian thực hiện thủ tục cấp lại Sổ đỏ khi bị mất được quy định như sau:
- Thời gian giải quyết chính thức:Không quá 10 ngày làm việc kể từ ngày cơ quan có thẩm quyền nhận được hồ sơ hợp lệ (đã đầy đủ giấy tờ, đúng quy định).
- Thời gian niêm yết công khai(áp dụng đối với hộ gia đình, cá nhân): 15 ngày tại trụ sở UBND cấp xã và điểm dân cư nơi có đất.
- Thời gian lập biên bản kết thúc niêm yết:Không quá 05 ngày kể từ ngày kết thúc niêm yết.
Như vậy, tổng thời gian thực hiện thủ tục cấp lại Sổ đỏ có thể kéo dài hơn 10 ngày làm việc do còn phụ thuộc vào thời gian niêm yết công khai và xử lý của các cơ quan liên quan, đặc biệt đối với trường hợp của hộ gia đình, cá nhân.
Trên đây là nội dung hướng dẫn mang tính chất tham khảo được tổng hợp từ các quy định pháp luật hiện hành thủ tục xin cấp lại, cấp đổi sổ đỏ theo quy định mới nhất.
Trong trường hợp Quý khách còn vướng mắc hoặc cần được tư vấn cụ thể về thủ tục cấp sổ đỏ, đăng ký đứng tên chung, giải quyết tranh chấp đất đai hoặc các vấn đề pháp lý liên quan đến đất đai, vui lòng liên hệ Văn phòng Luật sư Đà Nẵng qua số điện thoại 0912 987 103 hoặc đặt lịch làm việc trực tiếp tại 24 Phan Bội Châu, phường Hải Châu, thành phố Đà Nẵng để được luật sư hỗ trợ và tư vấn chi tiết.
Ngoài ra, Văn phòng Luật sư Đà Nẵng cung cấp các dịch vụ tư vấn và hỗ trợ pháp lý trong lĩnh vực đất đai, bao gồm:
- Tư vấn và giải quyết tranh chấp đất đai liên quan đến quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản gắn liền với đất;
- Tư vấn và giải quyết tranh chấp thừa kế quyền sử dụng đất;
- Tư vấn, hỗ trợ giải quyết tranh chấp liên quan đến mua bán, tặng cho, chuyển nhượng quyền sử dụng đất;
- Hỗ trợ giải quyết tranh chấp về mốc giới, ranh giới đất đai – nhà ở;
- Tư vấn và đại diện giải quyết tranh chấp về bồi thường, hỗ trợ, tái định cư khi Nhà nước thu hồi đất.
…
Xem thêm: QUY ĐỊNH PHÁP LUẬT VỀ ĐĂNG KÝ BIẾN ĐỘNG ĐẤT ĐAI MỚI NHẤT 2025.
Xem thêm: QUY ĐỊNH VỀ TÁCH THỬA ĐẤT THEO LUẬT ĐẤT ĐAI 2024.
