DOANH NGHIỆP BẮT BUỘC PHẢI SỬ DỤNG TÀI KHOẢN VNEID KHI KÝ VÀ QUẢN LÝ HỢP ĐỒNG LAO ĐỘNG ĐIỆN TỬ TỪ NGÀY 01/7/2026

Từ ngày 01/7/2026, khi doanh nghiệp (người sử dụng lao động) giao kết, quản lý và khai thác hợp đồng lao động điện tử, phải thực hiện đăng ký, truy cập và khai thác thông qua Nền tảng hợp đồng lao động điện tử quốc gia bằng tài khoản định danh điện tử VNeID.

Quy định này được nêu rõ tại Thông tư 08/2026/TT-BNV ngày 15/5/2026 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thi hành một số điều của Nghị định 337/2025/NĐ-CP ngày 24/12/2025 của Chính phủ quy định về hợp đồng lao động điện tử. Thông tư có hiệu lực thi hành từ ngày 01/7/2026.

1. Cơ sở pháp lý chính

• Nghị định 337/2025/NĐ-CP: Quy định khung về giao kết, thực hiện hợp đồng lao động điện tử và xây dựng Nền tảng hợp đồng lao động điện tử quốc gia (có hiệu lực từ 01/01/2026).
• Thông tư 08/2026/TT-BNV: Hướng dẫn chi tiết việc cấp mã định danh hợp đồng (ID), quản lý tài khoản truy cập, kết nối nền tảng, khai thác dữ liệu… Đặc biệt là quy định bắt buộc sử dụng VNeID.

2. Quy định cụ thể về tài khoản VNeID (Điều 7 Thông tư 08/2026/TT-BNV)

Việc đăng ký, truy cập và khai thác Nền tảng hợp đồng lao động điện tử được thực hiện thông qua tài khoản định danh điện tử do Hệ thống định danh và xác thực điện tử quốc gia (VNeID) cấp. Cụ thể:

• Người lao động: Sử dụng tài khoản định danh điện tử cá nhân (VNeID mức độ 2 khuyến nghị).
• Doanh nghiệp (tổ chức): Sử dụng tài khoản định danh điện tử tổ chức trên VNeID.
• Người sử dụng lao động là cá nhân (hộ kinh doanh, cá nhân thuê lao động): Sử dụng tài khoản định danh điện tử cá nhân.

Trường hợp đặc biệt: Nếu tổ chức không đăng ký được tài khoản định danh điện tử tổ chức theo quy định pháp luật về định danh và xác thực điện tử, có thể đề nghị Bộ Nội vụ cấp tài khoản truy cập Nền tảng hợp đồng lao động điện tử.

Nền tảng sẽ tự động khai thác trạng thái hiệu lực của tài khoản VNeID (khóa, mở khóa, thay đổi trạng thái…) để điều chỉnh quyền truy cập tương ứng.

3. Quy định về khóa tài khoản (Điều 8 Thông tư 08/2026/TT-BNV)

Tài khoản truy cập Nền tảng bị khóa trong các trường hợp sau:

• Theo đề nghị của chính chủ tài khoản.
• Khi tài khoản VNeID của chủ tài khoản bị khóa.
• Xảy ra sự kiện an toàn thông tin khẩn cấp.
• Theo quyết định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
• Các trường hợp khác theo quy định pháp luật.

4. Quyền và nghĩa vụ khi sử dụng tài khoản (Điều 16 Thông tư)

Người sử dụng lao động (doanh nghiệp) có quyền:

• Khai thác, chia sẻ thông tin về hợp đồng lao động điện tử của mình trên Nền tảng.
• Thực hiện các báo cáo về lao động theo quy định pháp luật lao động thông qua Nền tảng.
• Khai thác các chức năng, dịch vụ khác mà Nền tảng cho phép.

5. Bắt buộc gửi hợp đồng về Nền tảng để cấp mã ID

Kể từ ngày 01/7/2026, sau khi hai bên giao kết hợp đồng lao động điện tử (có chữ ký số hợp lệ), hợp đồng phải được gửi về Nền tảng hợp đồng lao động điện tử quốc gia để được cấp mã định danh hợp đồng lao động điện tử (ID) duy nhất, không trùng lặp.

Mã ID này là cơ sở để quản lý, tra cứu, lưu trữ và báo cáo lao động điện tử.

6. Hợp đồng lao động điện tử ký trước 01/7/2026

Doanh nghiệp cần rà soát, bổ sung chữ ký số (nếu thiếu) để khi kết nối với Nền tảng sau này có thể được cấp mã ID hợp lệ.

7. Lưu ý quan trọng

• Hợp đồng lao động điện tử là hình thức TÙY CHỌN, không bắt buộc thay thế hoàn toàn hợp đồng giấy. Doanh nghiệp vẫn có quyền tiếp tục sử dụng hợp đồng lao động bằng văn bản giấy theo quy định của Bộ luật Lao động.
• Tuy nhiên, nếu áp dụng hình thức điện tử và muốn kết nối, khai thác Nền tảng quốc gia thì bắt buộc phải dùng VNeID.
• Việc sử dụng VNeID nhằm đảm bảo tính pháp lý, minh bạch, an toàn thông tin và dễ dàng quản lý dữ liệu lao động quốc gia.

Doanh nghiệp cần chuẩn bị gì ngay từ bây giờ?

• Đăng ký tài khoản VNeID tổ chức cho doanh nghiệp (qua Cổng dịch vụ công quốc gia hoặc ứng dụng VNeID).
• Kiểm tra, nâng cấp hệ thống phần mềm ký hợp đồng điện tử hiện tại → phải tích hợp VNeID và có khả năng kết nối API với Nền tảng quốc gia.
• Hướng dẫn người lao động nâng cấp tài khoản VNeID mức độ 2.
• Rà soát toàn bộ hợp đồng lao động điện tử đã ký trước ngày 01/7/2026.
• Đào tạo nội bộ cho bộ phận Nhân sự, Pháp chế và CNTT về quy trình mới.
• Theo dõi hướng dẫn triển khai chi tiết từ Bộ Nội vụ và Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội.

Việc doanh nghiệp bắt buộc sử dụng VNeID khi ký và quản lý hợp đồng lao động điện tử từ ngày 01/7/2026 thể hiện nỗ lực của Nhà nước trong việc hiện đại hóa quản lý lao động, nâng cao tính minh bạch và bảo mật thông tin.

Đây là bước quan trọng giúp chuẩn hóa quy trình ký kết và lưu trữ hợp đồng, đồng thời tạo điều kiện thuận lợi cho cả người lao động và người sử dụng lao động trong việc truy cập, quản lý và tra cứu hợp đồng điện tử một cách nhanh chóng và an toàn. Doanh nghiệp cần chủ động thực hiện các thủ tục đăng ký và khai thác VNeID để đảm bảo tuân thủ quy định pháp luật và tối ưu hóa hiệu quả quản lý nguồn nhân lực.

Nếu Quý khách còn vướng mắc hoặc cần được tư vấn cụ thể về hợp đồng lao động điện tử, quy trình ký kết hợp đồng trong doanh nghiệp hoặc các vấn đề pháp lý liên quan đến quan hệ lao động, vui lòng liên hệ Văn phòng Luật sư Đà Nẵng qua số điện thoại 0912 987 103 hoặc đặt lịch làm việc trực tiếp tại 24 Phan Bội Châu, phường Hải Châu, thành phố Đà Nẵng để được luật sư hỗ trợ và tư vấn chi tiết.

Ngoài ra, Văn phòng Luật sư Đà Nẵng còn cung cấp nhiều dịch vụ tư vấn và hỗ trợ pháp lý trong lĩnh vực lao động, bao gồm:

• Tư vấn pháp lý về lao động, tranh chấp hợp đồng lao động
• Tư vấn mức bồi thường khi vi phạm hợp đồng lao động
• Tư vấn phương án giải quyết hợp đồng lao động đảm bảo quyền lợi khách hàng.

……….

Xem thêm: TRƯỜNG HỢP NÀO NGƯỜI LAO ĐỘNG NƯỚC NGOÀI PHẢI THAM GIA BHXH BẮT BUỘC TỪ NGÀY 01/7/2025?

Xem thêm: QUY ĐỊNH CỦA PHÁP LUẬT VỀ NGƯỜI LAO ĐỘNG ĐƠN PHƯƠNG CHẤM DỨT HỢP ĐỒNG LAO ĐỘNG 2025.