ĐĂNG KÝ TÊN DOANH NGHIỆP NĂM 2026: HƯỚNG DẪN CÁC BƯỚC THỰC HIỆN THEO NGHỊ ĐỊNH 168/2025/NĐ-CP
Từ ngày 01/7/2025, Nghị định 168/2025/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp chính thức có hiệu lực và tiếp tục được áp dụng trong năm 2026. Một trong những nội dung được quan tâm nhiều nhất là quy định liên quan đến đăng ký tên doanh nghiệp (tên công ty).
So với trước đây, pháp luật yêu cầu kiểm soát chặt chẽ hơn việc đặt tên doanh nghiệp nhằm tránh:
- Trùng lặp với doanh nghiệp đã đăng ký;
- Gây nhầm lẫn trên thị trường;
- Xâm phạm quyền sở hữu trí tuệ.
Trên thực tế, rất nhiều hồ sơ đăng ký doanh nghiệp bị trả lại chỉ vì tên công ty không hợp lệ. Điều này khiến thời gian thành lập doanh nghiệp kéo dài và phải sửa hồ sơ nhiều lần.
Qua bài viết dưới đây, Văn phòng Luật sư Đà Nẵng sẽ hướng dẫn các bước đăng ký tên doanh nghiệp năm 2026 theo đúng quy định pháp luật, giúp cá nhân và doanh nghiệp lựa chọn tên phù hợp, tránh rủi ro pháp lý và thực hiện thủ tục thuận lợi trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
1. Hiểu rõ quy định mới về đặt tên doanh nghiệp theo Nghị định 168/2025/NĐ-CP
Theo Khoản 2 Điều 14 và Điều 15, Nghị định này, tên doanh nghiệp phải tuân thủ một số nguyên tắc cơ bản nhằm bảo đảm tính minh bạch trong môi trường kinh doanh và tránh gây nhầm lẫn trên thị trường. Cụ thể:
- Tên doanh nghiệp không được trùng hoặc gây nhầm lẫn với tên doanh nghiệp đã đăng ký. Quy định này nhằm bảo đảm mỗi doanh nghiệp có một danh tính riêng trong hệ thống đăng ký kinh doanh.
- Không được sử dụng các từ ngữ hoặc ký hiệu vi phạm truyền thống lịch sử, văn hóa, đạo đức xã hội. Những tên có yếu tố xúc phạm danh dự cá nhân hoặc tổ chức cũng sẽ không được chấp nhận.
- Không được xâm phạm quyền sở hữu công nghiệp. Nếu tên doanh nghiệp chứa yếu tố trùng hoặc tương tự với nhãn hiệu đã được bảo hộ, doanh nghiệp có thể phải xin ý kiến chấp thuận từ chủ sở hữu nhãn hiệu đó.
- Doanh nghiệp tự chịu trách nhiệm về việc lựa chọn và sử dụng tên doanh nghiệp. Cơ quan đăng ký kinh doanh chỉ kiểm tra tính hợp lệ về mặt đăng ký, nhưng nếu sau này phát sinh tranh chấp sở hữu trí tuệ thì doanh nghiệp phải tự giải quyết theo quy định.
2. Trình tự các bước đăng ký tên doanh nghiệp
Bước 1: Nghiên cứu và lựa chọn tên phù hợp
Bước đầu tiên khi đăng ký tên công ty là nghiên cứu và lựa chọn tên doanh nghiệp phù hợp với quy định pháp luật cũng như định hướng phát triển của doanh nghiệp.
Theo quy định, tên doanh nghiệp tại Việt Nam được cấu thành từ hai thành tố chính:
Loại hình doanh nghiệp + Tên riêng
Ví dụ:
- Công ty TNHH ABC.
- Công ty Cổ phần XYZ.
- Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Minh Phát.
Trong đó:
- Loại hình doanh nghiệp thể hiện hình thức pháp lý của doanh nghiệp (TNHH, cổ phần, hợp danh…).
- Tên riêng là yếu tố tạo nên sự khác biệt giữa các doanh nghiệp.
Doanh nghiệp có thể đăng ký thêm:
- Tên tiếng Anh;
- Tên viết tắt.
Tuy nhiên, tên bằng tiếng nước ngoài hoặc viết tắt cũng phải đảm bảo không gây nhầm lẫn với doanh nghiệp đã đăng ký trước đó.
Doanh nghiệp chuẩn bị từ 2–3 phương án tên dự phòng. Trong trường hợp tên chính bị từ chối do trùng hoặc gây nhầm lẫn, bạn vẫn có thể nhanh chóng thay thế mà không cần nghiên cứu lại từ đầu.
Bước 2: Tra cứu tên doanh nghiệp trước khi đăng ký
Hiện nay, cá nhân và doanh nghiệp có thể kiểm tra thông tin này trực tiếp trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp do Bộ Kế hoạch và Đầu tư Việt Nam quản lý. Thông qua công cụ tra cứu, người dùng có thể:
- Kiểm tra tên doanh nghiệp đã đăng ký trên toàn quốc;
- Phát hiện các tên tương tự hoặc gây nhầm lẫn;
- Đánh giá khả năng được chấp thuận khi nộp hồ sơ.
Một số trường hợp thường bị coi là gây nhầm lẫn, ví dụ:
- Khác nhau chỉ về ký hiệu “&”, “và”, “-”
- Khác nhau về số thứ tự hoặc ký hiệu;
- Khác nhau về cách viết nhưng đọc giống nhau.
Do đó, khi tra cứu, bạn nên kiểm tra cả các biến thể của tên doanh nghiệp để hạn chế rủi ro bị từ chối.
Việc tra cứu trước không phải là thủ tục bắt buộc, nhưng trên thực tế đây là bước rất quan trọng giúp giảm đáng kể khả năng hồ sơ bị trả lại.
Bước 3: Kiểm tra rủi ro xâm phạm quyền sở hữu trí tuệ
Ngoài việc tránh trùng với tên doanh nghiệp khác, doanh nghiệp cũng cần kiểm tra khả năng xâm phạm quyền sở hữu công nghiệp, đặc biệt là nhãn hiệu đã được bảo hộ.
Thông tin này có thể tra cứu trên website Thư viện số về sở hữu công nghiệp của Cục Sở hữu trí tuệ Việt Nam hoặc cơ sở dữ liệu của Cục Sở hữu trí tuệ Việt Nam.
Việc kiểm tra nhằm xác định:
- Tên dự kiến có trùng với nhãn hiệu đã đăng ký hay không;
- Có yếu tố gây nhầm lẫn với thương hiệu nổi tiếng hay không;
- Có chứa chỉ dẫn địa lý hoặc tên thương mại được bảo hộ hay không.
Nếu tên doanh nghiệp chứa yếu tố trùng với nhãn hiệu đã được bảo hộ, doanh nghiệp có thể phải xin văn bản chấp thuận từ chủ sở hữu nhãn hiệu trước khi sử dụng.
Theo quy định Điều 15 Nghị định 168/2025/NĐ-CP, doanh nghiệp hoàn toàn chịu trách nhiệm nếu việc sử dụng tên doanh nghiệp vi phạm quyền sở hữu công nghiệp. Điều này có nghĩa là ngay cả khi tên doanh nghiệp đã được đăng ký, doanh nghiệp vẫn có thể bị yêu cầu đổi tên nếu xảy ra tranh chấp về quyền sở hữu trí tuệ.
Bước 4: Chuẩn bị hồ sơ đăng ký tên doanh nghiệp
Tên doanh nghiệp sẽ được kê khai trực tiếp trong Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp theo mẫu quy định.
Ngoài ra, hồ sơ thành lập doanh nghiệp còn bao gồm:
- Điều lệ công ty;
- Danh sách thành viên hoặc cổ đông;
- Giấy tờ pháp lý của người đại diện theo pháp luật.
Trường hợp thay đổi tên doanh nghiệp (Điều 41 Nghị định này)
Nếu doanh nghiệp đã hoạt động và muốn đổi tên, hồ sơ cần chuẩn bị gồm:
- Giấy đề nghị đăng ký thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp;
- Quyết định và biên bản họp của chủ sở hữu hoặc cơ quan quản lý nội bộ;
- Văn bản ủy quyền (nếu có).
Các tài liệu này phải được ký số hoặc xác thực điện tử trước khi nộp qua hệ thống đăng ký doanh nghiệp trực tuyến.
Bước 5: Nộp hồ sơ đăng ký online
Hiện nay, phần lớn thủ tục đăng ký được thực hiện trực tuyến thông qua hệ thống đăng ký doanh nghiệp quốc gia.
Người nộp hồ sơ cần thực hiện các bước sau (theo Điều 39 Nghị định 168/2025/NĐ-CP):
- Đăng nhập vào hệ thống bằng tài khoản đăng ký kinh doanh hoặc chữ ký số.
- Kê khai thông tin doanh nghiệp theo biểu mẫu điện tử.
- Tải lên các tài liệu hồ sơ đã chuẩn bị.
- Thanh toán lệ phí đăng ký trực tuyến.
- Nhận giấy tiếp nhận hồ sơ từ hệ thống.
Theo quy định, thời gian xử lý hồ sơ đăng ký doanh nghiệp tối đa là 03 ngày làm việc kể từ khi cơ quan đăng ký kinh doanh nhận được hồ sơ hợp lệ (Khoản 2 Điều 41 Nghị định này).
Nếu hồ sơ cần sửa đổi hoặc bổ sung, hệ thống sẽ gửi thông báo để doanh nghiệp chỉnh sửa và nộp lại.
Bước 6: Nhận kết quả đăng ký và hoàn tất thủ tục sau khi đổi tên
Sau khi hồ sơ được chấp thuận, doanh nghiệp sẽ được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới, trong đó thể hiện tên chính thức của doanh nghiệp.
Trong trường hợp hồ sơ không hợp lệ, cơ quan đăng ký kinh doanh sẽ gửi thông báo nêu rõ lý do từ chối để doanh nghiệp điều chỉnh và nộp lại. Nếu doanh nghiệp thực hiện thủ tục đổi tên, sau khi được cấp giấy chứng nhận mới cần thực hiện cập nhật tên cho chi nhánh, văn phòng đại diện, hóa đơn, con dấu.
Việc cập nhật thông tin này thường cần thực hiện trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày thay đổi để bảo đảm thống nhất thông tin pháp lý của doanh nghiệp (Khoản 3 Điều 41 Nghị định này).
3. Một số lưu ý quan trọng khi đăng ký tên doanh nghiệp năm 2026
Khi thực hiện thủ tục đăng ký tên, cá nhân và tổ chức nên lưu ý một số điểm quan trọng sau:
- Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh là đơn vị trực tiếp tiếp nhận và xử lý hồ sơ đăng ký doanh nghiệp.
- Khuyến khích kiểm tra tên trước khi nộp để tiết kiệm thời gian.
- Trong trường hợp không đồng ý với quyết định từ chối của cơ quan đăng ký kinh doanh, doanh nghiệp có thể thực hiện khiếu nại theo thủ tục hành chính.
- Toàn bộ quy trình hiện nay ưu tiên thực hiện online 100%, giúp tiết kiệm thời gian và chi phí đi lại.
Việc đăng ký tên là bước quan trọng khi thành lập doanh nghiệp hoặc thực hiện thủ tục thay đổi tên doanh nghiệp. Một tên doanh nghiệp hợp lệ không chỉ đáp ứng yêu cầu pháp lý mà còn góp phần xây dựng thương hiệu và tránh các tranh chấp liên quan đến quyền sở hữu trí tuệ. Thực hiện đúng các bước theo quy định pháp luật sẽ giúp quá trình đăng ký tên diễn ra thuận lợi, hạn chế tình trạng hồ sơ bị từ chối hoặc phải sửa đổi nhiều lần.
Trên đây là nội dung hướng dẫn mang tính chất tham khảo, được tổng hợp từ các quy định pháp luật hiện hành về đăng ký doanh nghiệp và đặt tên doanh nghiệp.
Trong trường hợp Quý khách còn vướng mắc hoặc cần được tư vấn cụ thể về thủ tục đăng ký tên công ty, thành lập doanh nghiệp, thay đổi tên doanh nghiệp hoặc các vấn đề pháp lý liên quan, vui lòng liên hệ Văn phòng Luật sư Đà Nẵng qua số điện thoại 0912 987 103 hoặc đặt lịch làm việc trực tiếp tại 24 Phan Bội Châu, phường Hải Châu, thành phố Đà Nẵng.
Ngoài ra, đội ngũ luật sư và chuyên viên pháp lý của chúng tôi sẵn sàng hỗ trợ Quý khách trong các dịch vụ liên quan tới doanh nghiệp – đầu tư dưới đây:
- Tư vấn thay đổi tên doanh nghiệp, địa chỉ trụ sở chính, vốn điều lệ…;
- Hỗ trợ soạn thảo hồ sơ thông báo thay đổi giấy phép kinh doanh;
- Hỗ trợ doanh nghiệp nộp hồ sơ tại cơ quan có thẩm quyền;
- Tư vấn các thủ tục sau khi thay đổi;
- Tư vấn thường xuyên các hoạt động doanh nghiệp;
……
