MỘT SỐ VẤN ĐỀ CẦN LƯU Ý KHI TIẾN HÀNH ĐÀM PHÁN HỢP ĐỒNG THƯƠNG MẠI

Đàm phán hợp đồng là một trong những giai đoạn hết sức quan trọng trước khi hai bên đi đến ký kết. Vậy các vấn đề cần lưu ý trước khi các bên tiến hành đàm phán Hợp đồng thương mại là gì? Cần chuẩn bị những gì? Và người đàm phán cần có kỹ năng như thế nào? Thông qua bài viết dưới đây, Công ty Luật Duy Ích chúng tôi sẽ cung cấp đến bạn đầy đủ và chính xác những thông tin này.

Đàm phán hợp đồng thương mại trải qua hai giai đoạn chính như sau: (i) Giai đoạn chuẩn bị đàm phán hợp đồng và, (ii) Giai đoạn tiến hành đàm phán hợp đồng thương mại.

1. Giai đoạn chuẩn bị đàm phán hợp đồng thương mại

Trong đàm phán thương mại, giai đoạn chuẩn bị đàm phán là hết sức quan trọng, nếu thực hiện tốt giai đoạn này sẽ đem đến nhiều lợi thế các bên khi bắt đầu đàm phán chính thức cũng như hạn chế tối đa những rủi ro pháp lý có thể gặp phải.

1.1. Hai khuynh hướng cần tránh trước khi đàm phán hợp đồng thương mại

Thứ nhất, khuynh hướng cho rằng không cần chuẩn bị gì cũng đàm phán thành công, quá đề cao vào hiểu biết và kinh nghiệm vốn có của những người tiến hành đàm phán;

Thứ hai, là chuẩn bị quá lâu, quá cầu toàn dẫn đến kéo dài thời gian chuẩn bị gây ra tâm lý không thoải mái cho đối tác. Việc chuẩn bị đàm phán rất cần sự thận trọng, chi tiết tuy nhiên cũng cần sự nhanh chóng giữa các bên.

1.2. Những nội dung người tham gia đàm phán cần chuẩn bị trong giai đoạn chuẩn bị

a. Xác định mục tiêu cần đạt được

Một trong những nguyên nhân đàm phán thất bại đó là vì xác định sai mục tiêu hoặc đặt mục tiêu không khả thi. Do vậy cần xác định đúng mục tiêu đàm phán của mình là gì. Để quá trình đàm phán đạt được hiệu quả, tốt nhất nên đặt ra các cấp bậc mục tiêu khác nhau như: Mục tiêu chính, mục tiêu tối thiểu, mục tiêu tối đa để làm cơ sở xây dựng chiến lược đàm phán.

b. Thu thập thông tin

Thông tin là tài sản quan trọng nhất trong đàm phán vì nó mang đến cho người đàm phán những lợi thế trong quá trình đàm phán và giúp cho người đàm phán tự tin hơn khi đánh giá đúng những đề nghị của đối tác cũng như những thông tin mà họ đưa ra. Các thông tin cần phải chuẩn bị ở đây bao gồm:

• Thông tin về hàng hóa hoặc dịch vụ (giá cả, công dụng, khả năng tiêu thụ), về thị trường trong đó chú trọng tới hệ thống pháp luật điều chỉnh hợp đồng sẽ giao kết;
• Thông tin về đối tác đàm phán: Khi chuẩn bị đàm phán với một đối tác sẽ có rất nhiều các thông tin phải xử lý nhưng có ba loại thông tin quan trọng nhất mà người đàm phán không thể bỏ qua được đó là:

(i) Thông tin về tư cách pháp lý của đối tác thông qua hồ sơ về đăng ký kinh doanh của đổi tác (để đảm bảo đối tác có tồn tại trong thị trường), ngành nghề kinh doanh và người đại diện hợp pháp của đối tác;

(ii) Thông tin về năng lực tài chính của đối tác có phù hợp với yêu cầu của hợp đồng sắp giao kết hay không (vốn, kỹ thuật, nhân sự..);

(iii) Thông tin về đoàn đàm phán của đối tác (gồm những ai, địa vị và kinh nghiệm đàm phán của mỗi người, ai là người có tính chất quyết định trong số họ, năng lực, sở trường và những nhược điểm của mỗi người..).

c. Xây dựng phương án đàm phán

Khi nắm rõ những thông tin nói trên về đối tác, người đàm phán có thể xây dựng các phương án đàm phán triển vọng nhất và các phương án thay thế tối ưu để đảm bảo trong trường hợp xấu nhất vẫn có thể đạt được mục tiêu tối thiểu đã đề ra;

d. Chuẩn bị thành phần nhân sự của đoàn đàm phán

Khi chọn nhân sự cho đoàn đàm phán cần chọn những thành viên có năng lực và kiến thức đa dạng, am hiểu chuyên môn, có kỹ năng đàm phán, đoàn kết để đảm bảo nội bộ làm việc thống nhất.

2. Giai đoạn tiến hành đàm phán hợp đồng thương mại

a. Mở đầu đàm phán

Để có sự khởi đầu tốt đẹp, người đàm phán cần chú ý tới các nghi thức mở đầu để tạo nên một không khi làm việc vui vẻ, thiện chí và hợp tác. Các bên trao đổi và thống nhất về chương trình và thời gian làm việc; và sau đó nên nhanh chóng đi thẳng vào nội dung của cuộc đàm phán.

Một bên sẽ đưa ra đề nghị để tham dò phản ứng của đối tác. Những người đàm phán sẽ đặt câu hỏi để làm rô đề nghị của đối tác, tóm tắt những thông tin đã nhận được và đáp lại bằng một đề nghị phù hợp với nhu cầu của đối tác. Thông qua việc bước đầu trao đổi những thông tin cơ bản, hai bên có thể đã xác định được những lợi ích trùng nhau để có thể tiếp tục đến với giai đoạn thương lượng.

b. Thương lượng về nội dung đàm phán

Thương lượng là giai đoạn diễn ra lâu nhất và phức tạp nhất trong đàm phán, các chiến thuật về đàm phán đều được các bên đưa ra tại giai đoạn này. Hoạt động thương lượng gồm có hai bước: Đưa ra yêu cầu, thuyết phục đối tác và điều chỉnh yêu cầu.

Đưa ra yêu cầu có nghĩa là một bên đưa ra những điều kiện để chấp nhận thỏa thuận, sau đó đưa ra những lý lẽ để thuyết phục đối tác (liệt kê thành danh sách các lợi ích như tiền hoa hồng, chiết khấu, phương thức thanh toán, bảo hành… trình bày rõ ràng, không bỏ sót để gây ấn tượng mạnh cho đối tác). Yêu cầu được đưa ra phải phù hợp với khả năng thực tế của hai bên và phải được thể hiện sao cho để đối tác nhận thấy được mình cũng có những lợi ích chung đạt được từ yêu cầu của bên kia.

Khi bên đưa ra yêu cầu mà hai bên không thể tìm thấy điểm chung thì khi đó một hoặc cả hai bên cần có sự điều chỉnh yêu cầu hoặc “nhượng bộ”.

Nhượng bộ là chuyện thường xuyên xảy ra và cần thiết trong đàm phán nhưng quan trọng là bên nhượng bộ cần để đối tác hiểu được việc nhượng bộ này là một bước quan trọng. Khi nhượng bộ bạn không thể làm cho đối tác hiểu là bạn sợ áp lực từ phía họ mà là sự thỏa hiệp với thành ý hợp tác. Nếu đối tác hiểu được điều đó, họ có thể cũng sẽ có một nhượng bộ tương tự. Một người đàm phán giỏi là người biết nhượng bộ để nhằm đạt được hiệu quả cao nhất.

c. Kết thúc giai đoạn đàm phán

Đàm phán hợp đồng thương mại có thể kết thúc khi các bên đạt được thỏa thuận về các điều khoản cơ bản của hợp đồng. Tại giai đoạn này các bên sẽ tổng kết lại toàn bộ những kết quả đạt được thông qua việc tổng hợp các biên bản ghi nhớ tại mỗi phiên đàm phán. Các thỏa thuận này sẽ được sử dụng tại giai đoạn soạn thảo hợp đồng thương mại. Một cuộc đàm phán thành công là khi kết thúc đàm phán, hợp đồng thương mại được ký kết; các bên hài lòng với kết quả đạt được và sẵn sàng thực hiện nghĩa vụ đã thỏa thuận.

Đàm phán hợp đồng thương mại là giai đoạn quan trọng trước khi ký kết và có ảnh hưởng trực tiếp đến việc thực hiện hợp đồng sau này. Bởi các điều khoản được thỏa thuận trong quá trình đàm phán chính là cơ sở pháp lý để các bên thực hiện quyền và nghĩa vụ của mình. Vì vậy, việc chuẩn bị kỹ lưỡng và nắm vững các lưu ý quan trọng trong giai đoạn này sẽ giúp doanh nghiệp hạn chế rủi ro, bảo vệ quyền lợi hợp pháp và đảm bảo hợp đồng được ký kết chặt chẽ, minh bạch, đúng quy định pháp luật.

Trên đây là nội dung tư vấn về “Một số vấn đề cần lưu ý khi tiến hành đàm phán hợp đồng thương mại” của Văn phòng luật sư Đà Nẵng – Công ty luật Duy Ích. Nếu Quý khách có bất kỳ thắc mắc nào hoặc cần hỗ trợ hãy liên hệ với chúng tôi qua số điện thoại  091 298 7103.

Ngoài ra, Văn phòng luật sư Đà Nẵng – Luật Duy Ích cung cấp các dịch vụ liên quan tới doanh nghiệp – đầu tư dưới đây:

– Tư vấn thay đổi tên doanh nghiệp, địa chỉ trụ sở chính, vốn điều lệ…

– Hỗ trợ soạn thảo hồ sơ thông báo thay đổi giấy phép kinh doanh

– Hỗ trợ doanh nghiệp nộp hồ sơ tại cơ quan có thẩm quyền

– Tư vấn các thủ tục sau khi thay đổi

– Tư vấn thường xuyên các hoạt động doanh nghiệp

…

Xem thêm tại: THÀNH LẬP CÔNG TY LOGISTICS 100% VỐN NƯỚC NGOÀI

Xêm thêm tại: THÀNH LẬP CÔNG TY NĂM 2024 CẦN NHỮNG GÌ: CÁC STARTUP CẦN PHẢI BIẾT?