HỢP ĐỒNG LAO ĐỘNG ĐIỆN TỬ – NHỮNG ĐIỀU CẦN LƯU Ý THEO QUY ĐỊNH PHÁP LUẬT NĂM 2026
Từ năm 2026, việc ký kết hợp đồng lao động điện tử chính thức được quy định cụ thể trong Nghị định 337/2025/NĐ-CP ban hành ngày 24/12/2025. Nghị định này có hiệu lực từ ngày 01/01/2026 và đưa ra nhiều quy định mới liên quan đến việc ký kết, xác thực và quản lý hợp đồng lao động dưới hình thức điện tử.
Từ 01/07/2026, hệ thống nền tảng hợp đồng lao động điện tử quốc gia phải được đưa vào vận hành. Theo đó, mỗi hợp đồng điện tử sau khi ký sẽ được cấp mã định danh (ID) riêng để phục vụ việc tra cứu, quản lý và thực hiện các thủ tục hành chính liên quan.
Pháp luật hiện nay không bắt buộc phải thay thế hoàn toàn hợp đồng giấy bằng hợp đồng điện tử. Tuy nhiên, nếu người sử dụng lao động và người lao động lựa chọn hình thức này thì cần tuân thủ đầy đủ các quy định pháp lý để đảm bảo giá trị của hợp đồng.
Trong bài viết dưới đây, Văn phòng Luật sư Đà Nẵng sẽ giúp độc giả hiểu rõ những nội dung quan trọng cần lưu ý khi sử dụng hợp đồng lao động điện tử theo quy định pháp luật năm 2026.
1. Hợp đồng lao động điện tử là gì?
Theo quy định tại Khoản 1 Điều 3 Nghị định 337/2025/NĐ-CP, hợp đồng lao động điện tử được hiểu là loại hợp đồng được thiết lập và giao kết dưới dạng dữ liệu điện tử thay vì văn bản giấy truyền thống.
Để đảm bảo tính pháp lý, hợp đồng điện tử cần đáp ứng một số điều kiện cơ bản:
- Được ký bằng chữ ký số hợp lệ
- Có dấu thời gian điện tử
- Người ký được xác thực danh tính điện tử (ví dụ VNeID mức độ 2 hoặc căn cước công dân gắn chip)
Thông thường việc ký kết sẽ được thực hiện thông qua các nền tảng eContract do đơn vị cung cấp dịch vụ chứng thực điện tử vận hành.
Sau khi hợp đồng được ký hoàn tất, dữ liệu hợp đồng sẽ được chuyển đến hệ thống quản lý hợp đồng lao động điện tử của cơ quan nhà nước để phục vụ việc lưu trữ và cấp mã định danh duy nhất cho hợp đồng. Đây là cơ sở để tra cứu, đối chiếu thủ tục hành chính, BHXH, thuế và giải quyết tranh chấp.
2. Hợp đồng lao động điện tử có giá trị pháp lý như thế nào?
Theo Điều 14 Bộ luật Lao động 2019, hợp đồng lao động có thể được giao kết bằng văn bản hoặc thông qua phương tiện điện tử dưới dạng thông điệp dữ liệu. Đồng thời, Khoản 1 Điều 3 Nghị định 337/2025/NĐ-CP khẳng định hợp đồng lao động được thiết lập dưới hình thức điện tử có giá trị pháp lý tương đương với hợp đồng lao động theo hình thức truyền thống.
Do đó, khi việc giao kết được thực hiện đúng quy định về xác thực chủ thể, chữ ký điện tử và lưu trữ dữ liệu, hợp đồng lao động điện tử được pháp luật công nhận có hiệu lực pháp lý như hợp đồng giấy.
Bên cạnh đó, Luật Giao dịch điện tử 2023 cũng thừa nhận giá trị pháp lý của thông điệp dữ liệu và chữ ký số trong các giao dịch điện tử, bao gồm cả việc giao kết hợp đồng lao động. Theo Điều 7 Nghị định 337/2025/NĐ-CP, hợp đồng lao động điện tử thường được xác định có hiệu lực kể từ thời điểm bên ký sau cùng hoàn tất việc ký số trên hệ thống, kèm theo dấu thời gian và xác nhận của nhà cung cấp dịch vụ eContract.
Trong thực tiễn, hình thức hợp đồng lao động điện tử có thể được áp dụng trong nhiều trường hợp khác nhau, bao gồm:
- Ký kết hợp đồng lao động mới;
- Gia hạn hoặc sửa đổi nội dung hợp đồng đã ký;
- Ký phụ lục hợp đồng lao động;
- Chuyển đổi từ hợp đồng lao động bằng giấy sang hợp đồng lao động điện tử.
Việc áp dụng hình thức này được pháp luật cho phép, miễn là quá trình giao kết và lưu trữ dữ liệu tuân thủ đầy đủ các quy định liên quan.
3. Quy định về gắn mã định danh ID cho hợp đồng lao động điện tử từ ngày 01/7/2026
Một trong những điểm mới quan trọng của Nghị định 337/2025/NĐ-CP là quy định về việc cấp mã định danh (ID) cho hợp đồng lao động điện tử nhằm phục vụ việc quản lý, tra cứu và xác minh thông tin trên hệ thống quốc gia.
Theo quy định, sau khi hợp đồng lao động điện tử được các bên ký hoàn tất, nhà cung cấp eContract phải gửi dữ liệu hợp đồng đến Nền tảng hợp đồng lao động điện tử quốc gia để được cấp mã định danh. Việc gửi dữ liệu hợp đồng lên hệ thống phải được thực hiện trong vòng 24 giờ kể từ thời điểm bên ký sau cùng hoàn tất việc ký số (Khoản 4 Điều 6 Nghị định này).
Mã định danh hợp đồng lao động điện tử có một số đặc điểm quan trọng sau:
- Mỗi hợp đồng được cấp một mã ID duy nhất để phục vụ việc quản lý và tra cứu (Khoản 5 Điều 3)
- Quy định này áp dụng cho cả hợp đồng lao động ký mới và hợp đồng giấy được chuyển đổi sang hình thức điện tử (Căn cứ tại Điều 8)
- Các tài liệu liên quan đến phụ lục hợp đồng, thỏa thuận tạm hoãn thực hiện hợp đồng hoặc thông báo chấm dứt hợp đồng sẽ sử dụng cùng mã định danh của hợp đồng gốc (Quy định tại Khoản 3 Điều 9).
Theo lộ trình của nghị định, chậm nhất đến ngày 01/07/2026, Nền tảng hợp đồng lao động điện tử quốc gia phải được đưa vào vận hành.
Trong trường hợp hợp đồng điện tử không được gắn mã định danh theo quy định, hợp đồng vẫn có thể có hiệu lực giữa các bên nếu đáp ứng đầy đủ điều kiện giao kết theo pháp luật. Tuy nhiên, việc tra cứu và xác minh hợp đồng khi thực hiện thủ tục hành chính, bảo hiểm xã hội hoặc giải quyết tranh chấp tại cơ quan nhà nước có thể gặp nhiều khó khăn (Điều 28 Nghị định).
4. Những rủi ro pháp lý cần phải tránh khi sử dụng hợp đồng lao động điện tử
Mặc dù mang lại nhiều lợi ích về tính nhanh chóng và tính tiện lợi, hợp đồng lao động điện tử vẫn tiềm ẩn một số rủi ro pháp lý nếu người dùng không tuân thủ đầy đủ các quy định liên quan.
(1) Không thực hiện việc gắn mã định danh hợp đồng đúng thời hạn
Theo Khoản 4 Điều 6 Nghị định 337/2025/NĐ-CP, trong vòng 24 giờ kể từ thời điểm bên ký sau cùng hoàn tất việc ký số, nhà cung cấp dịch vụ hợp đồng điện tử phải gửi hợp đồng lao động điện tử lên Nền tảng hợp đồng lao động điện tử quốc gia để được cấp mã định danh.
Điều 28 Nghị định cũng quy định nền tảng này phải được đưa vào vận hành chậm nhất vào ngày 01/07/2026.
Nếu hợp đồng không được gắn mã định danh hoặc không được gửi đúng thời hạn, việc tra cứu và xác minh hợp đồng trong các thủ tục hành chính hoặc khi xảy ra tranh chấp có thể gặp nhiều khó khăn. Vì vậy, doanh nghiệp nên lựa chọn nhà cung cấp eContract có chức năng tự động gửi dữ liệu hợp đồng lên hệ thống quốc gia ngay sau khi ký kết.
(2) Xác thực danh tính và chữ ký số không hợp lệ
Việc xác thực danh tính của người ký là điều kiện quan trọng để đảm bảo hiệu lực của hợp đồng lao động điện tử.
Khoản 2 Điều 6 Nghị định yêu cầu chủ thể ký hợp đồng phải được định danh điện tử ở mức độ 2 và sử dụng chữ ký số hợp lệ.
Điều 7 quy định hiệu lực của hợp đồng điện tử phụ thuộc vào việc hoàn tất ký số của các bên.
Trong trường hợp danh tính không được xác thực đúng quy định hoặc chữ ký số không hợp lệ, hợp đồng có nguy cơ không được công nhận hoặc bị xem xét vô hiệu khi phát sinh tranh chấp. Để hạn chế rủi ro, doanh nghiệp nên yêu cầu người ký sử dụng VNeID mức độ 2 hoặc chữ ký số cá nhân/doanh nghiệp hợp pháp.
(3) Rò rỉ hoặc sử dụng sai dữ liệu cá nhân của người lao động
Quá trình ký kết hợp đồng lao động điện tử thường liên quan đến nhiều thông tin cá nhân của người lao động bao gồm căn cước công dân, địa chỉ, thông tin liên hệ…
Theo Khoản 1 Điều 4 Nghị định này, việc triển khai hợp đồng lao động điện tử phải tuân thủ các quy định về bảo vệ dữ liệu cá nhân.
Khoản 3 Điều 10 cũng yêu cầu dữ liệu hợp đồng phải được lưu trữ và bảo mật an toàn.
Nếu dữ liệu bị rò rỉ hoặc sử dụng sai mục đích, doanh nghiệp có thể đối mặt với nguy cơ bị xử phạt theo quy định của pháp luật về bảo vệ dữ liệu cá nhân. Vì vậy, doanh nghiệp nên lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ có hệ thống bảo mật đạt tiêu chuẩn an toàn thông tin, đồng thời xây dựng chính sách quản lý và xóa dữ liệu khi người lao động yêu cầu.
(4) Sự cố kỹ thuật từ hệ thống hoặc mất dữ liệu hợp đồng
Trong trường hợp hệ thống ký hợp đồng điện tử gặp lỗi kỹ thuật hoặc dữ liệu không được lưu trữ đầy đủ, doanh nghiệp có thể gặp khó khăn khi chứng minh nội dung hợp đồng trong tranh chấp lao động.
Theo Khoản 2 Điều 19 Nghị định 337/2025/NĐ-CP, người sử dụng lao động có trách nhiệm lưu trữ hợp đồng lao động điện tử một cách an toàn,
Khoản 4 Điều 21 Nghị định này yêu cầu nhà cung cấp dịch vụ phải đảm bảo khả năng kết nối và vận hành hệ thống liên tục.
Để giảm thiểu rủi ro này, doanh nghiệp nên làm việc với nhà cung cấp có hệ thống sao lưu dữ liệu (backup), lưu nhật ký hệ thống (audit log) và cơ chế dự phòng khi xảy ra sự cố kỹ thuật.
(5) Người ký hợp đồng không có thẩm quyền hoặc vượt quá phạm vi ủy quyền
Một rủi ro khác thường gặp là hợp đồng lao động điện tử được ký bởi người không có thẩm quyền đại diện hoặc ký ngoài phạm vi được ủy quyền. Theo Khoản 2 Điều 6 Nghị định 337/2025/NĐ-CP, việc ký hợp đồng điện tử phải bảo đảm định danh đúng chủ thể tham gia giao kết, đồng thời còn phải tuân thủ các quy định của pháp luật dân sự về đại diện và thẩm quyền ký kết hợp đồng.
Nếu hợp đồng được ký bởi người không có thẩm quyền, hợp đồng có thể bị xem xét vô hiệu và phát sinh trách nhiệm pháp lý đối với doanh nghiệp. Vì vậy, doanh nghiệp nên thiết lập quy trình kiểm tra và phê duyệt nội bộ trước khi thực hiện ký số để bảo đảm người ký có đầy đủ thẩm quyền.
Có thể thấy, hợp đồng lao động điện tử đang trở thành xu hướng tất yếu trong quá trình chuyển đổi số của doanh nghiệp. Với sự ra đời của Nghị định 337/2025/NĐ-CP, khung pháp lý cho việc ký kết, xác thực và quản lý hợp đồng lao động điện tử đã được quy định rõ ràng hơn, đặc biệt là cơ chế cấp mã định danh (ID) cho hợp đồng trên nền tảng hợp đồng lao động điện tử quốc gia từ ngày 01/07/2026.
Tuy nhiên, để đảm bảo hợp đồng lao động điện tử có giá trị pháp lý đầy đủ và hạn chế rủi ro khi xảy ra tranh chấp, doanh nghiệp cần tuân thủ đúng các quy định liên quan đến xác thực danh tính, chữ ký số, bảo mật dữ liệu, lưu trữ hợp đồng và thẩm quyền ký kết.
Việc lựa chọn hệ thống eContract phù hợp và xây dựng quy trình quản lý nội bộ chặt chẽ cũng là yếu tố quan trọng giúp đảm bảo tính an toàn và hợp pháp trong quá trình sử dụng hợp đồng điện tử.
Nếu Quý khách còn vướng mắc hoặc cần được tư vấn cụ thể về hợp đồng lao động điện tử, quy trình ký kết hợp đồng trong doanh nghiệp hoặc các vấn đề pháp lý liên quan đến quan hệ lao động, vui lòng liên hệ Văn phòng Luật sư Đà Nẵng qua số điện thoại 0912 987 103 hoặc đặt lịch làm việc trực tiếp tại 24 Phan Bội Châu, phường Hải Châu, thành phố Đà Nẵng để được luật sư hỗ trợ và tư vấn chi tiết.
Ngoài ra, Văn phòng Luật sư Đà Nẵng còn cung cấp nhiều dịch vụ tư vấn và hỗ trợ pháp lý trong lĩnh vực lao động, bao gồm:
- Tư vấn pháp lý về lao động, tranh chấp hợp đồng lao động
- Tư vấn mức bồi thường khi vi phạm hợp đồng lao động
- Tư vấn phương án giải quyết hợp đồng lao động đảm bảo quyền lợi khách hàng.
……….
Xem thêm: TRƯỜNG HỢP NÀO NGƯỜI LAO ĐỘNG NƯỚC NGOÀI PHẢI THAM GIA BHXH BẮT BUỘC TỪ NGÀY 01/7/2025?
Xem thêm: QUY ĐỊNH CỦA PHÁP LUẬT VỀ NGƯỜI LAO ĐỘNG ĐƠN PHƯƠNG CHẤM DỨT HỢP ĐỒNG LAO ĐỘNG 2025.
