CHUYỂN ĐỔI TỪ HỘ KINH DOANH SANG DOANH NGHIỆP THEO NGHỊ ĐỊNH 168/2025/NĐ-CP: HƯỚNG DẪN CÁC BƯỚC THỰC HIỆN VÀ HỒ SƠ CHI TIẾT
Việc chuyển đổi từ hộ kinh doanh sang doanh nghiệp không chỉ là sự thay đổi về quy mô hoạt động mà còn là bước đi quan trọng nhằm nâng cao năng lực cạnh tranh, tối ưu quản lý tài chính và tiếp cận các cơ chế pháp lý minh bạch hơn. Trong bối cảnh chính sách thuế và quản lý kinh doanh ngày càng hoàn thiện, đây được xem là thời điểm phù hợp để các hộ kinh doanh cân nhắc chuyển đổi nhằm tạo nền tảng phát triển ổn định và lâu dài.
Qua bài viết dưới đây, Văn phòng Luật sư Đà Nẵng sẽ phân tích chi tiết các lợi ích, quy trình và hồ sơ chuyển đổi từ hộ kinh doanh sang doanh nghiệp theo quy định mới nhất.
1. Các lợi ích khi chuyển đổi từ hộ kinh doanh sang doanh nghiệp
(1) Được miễn thuế thu nhập doanh nghiệp trong thời gian đầu
Doanh nghiệp được thành lập trên cơ sở chuyển đổi từ hộ kinh doanh sẽ được hưởng chính sách miễn thuế thu nhập doanh nghiệp trong 02 năm liên tục, tính từ năm đầu tiên phát sinh thu nhập chịu thuế.
Quy định này được ghi nhận tại Khoản 4 Điều 15 Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) 2025, nhằm hỗ trợ các chủ thể kinh doanh ổn định hoạt động sau khi chuyển đổi mô hình.
Đối với trường hợp đáp ứng tiêu chí doanh nghiệp nhỏ và vừa (xác định theo Điều 5 Nghị định 80/2021/NĐ-CP), thời gian miễn thuế có thể được kéo dài lên đến 03 năm (Căn cứ tại điểm a khoản 3 Điều 7 Nghị định 20/2026/NĐ-CP)
Chính sách ưu đãi mang ý nghĩa rất quan trọng trong giai đoạn đầu hoạt động:
- Giúp doanh nghiệp giảm áp lực tài chính khi vừa chuyển đổi;
- Tạo điều kiện tích lũy vốn và tái đầu tư;
- Đồng thời nâng cao khả năng duy trì và phát triển ổn định trong những năm đầu vận hành;
(2) Doanh nghiệp không còn phải nộp lệ phí môn bài
Từ ngày 01/01/2026, chính sách về lệ phí môn bài có sự thay đổi quan trọng khi chính thức bãi bỏ hoàn toàn khoản thu này đối với cả doanh nghiệp và hộ kinh doanh. Quy định này được ghi nhận tại Điều 10 Nghị quyết 198/2025/QH15; Khoản 4 Điều 6 Nghị định 362/2025/NĐ-CP, theo đó bãi bỏ toàn bộ các quy định trước đây về lệ phí môn bài.
Việc bãi bỏ lệ phí môn bài được áp dụng thống nhất cho:
- Doanh nghiệp thành lập mới;
- Doanh nghiệp chuyển đổi từ hộ kinh doanh;
- Hộ kinh doanh đang hoạt động.
Trên thực tế, việc bãi bỏ khoản phí này giúp doanh nghiệp tiết kiệm một khoản chi phí cố định hàng năm, thường dao động từ khoảng 2 đến 3 triệu đồng tùy theo quy mô vốn hoặc mức doanh thu. Mặc dù không phải là khoản chi quá lớn, nhưng trong giai đoạn đầu chuyển đổi, việc giảm bớt các chi phí cố định như vậy có ý nghĩa rất thiết thực, góp phần giảm áp lực tài chính và hỗ trợ doanh nghiệp ổn định hoạt động.
Không chỉ dừng lại ở yếu tố chi phí, việc bãi bỏ lệ phí môn bài còn góp phần:
- Đơn giản hóa nghĩa vụ tài chính;
- Giảm thủ tục hành chính liên quan đến kê khai, nộp phí;
- Tạo môi trường kinh doanh thông thoáng và khuyến khích chuyển đổi mô hình kinh doanh.
(3) Được khấu trừ chi phí và thuế giá trị gia tăng đầu vào
Khi hoạt động dưới mô hình doanh nghiệp, các khoản chi phí phát sinh trong quá trình sản xuất, kinh doanh sẽ được ghi nhận là chi phí hợp lý, hợp lệ nếu đáp ứng đầy đủ điều kiện theo quy định của pháp luật về thuế.
Doanh nghiệp được khấu trừ thuế giá trị gia tăng đầu vào đối với các hóa đơn điện tử hợp pháp, hợp lệ theo quy định của pháp luật về thuế giá trị gia tăng. Việc áp dụng hóa đơn điện tử không chỉ giúp quản lý minh bạch hơn mà còn tạo điều kiện thuận lợi trong việc kê khai và đối chiếu thuế.
Cơ chế này được thực hiện trên cơ sở các quy định tại Luật Quản lý thuế 2019 và Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp 2025. Theo đó, doanh nghiệp có quyền hạch toán đầy đủ chi phí và thực hiện khấu trừ thuế theo thực tế phát sinh, điều mà mô hình hộ kinh doanh nộp thuế khoán hầu như không được áp dụng.
So với hình thức thuế khoán trước đây, việc chuyển sang mô hình doanh nghiệp giúp xác định nghĩa vụ thuế một cách minh bạch, chính xác và sát với tình hình kinh doanh thực tế, đặc biệt trong các lĩnh vực có chi phí đầu vào lớn như thương mại, sản xuất hoặc dịch vụ.
Trên thực tế, nhiều doanh nghiệp sau khi chuyển đổi có thể giảm đáng kể số thuế phải nộp, thậm chí từ 30% đến 50% so với phương thức kê khai khoán trước đó, nhờ việc tận dụng hợp lý cơ chế khấu trừ chi phí và thuế giá trị gia tăng đầu vào.
(4) Có tư cách pháp nhân rõ ràng và độc lập
Theo quy định tại Luật Doanh nghiệp 2020, doanh nghiệp có tư cách pháp nhân kể từ ngày được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (đối với các loại hình đáp ứng điều kiện).
Điều này đồng nghĩa với việc có sự tách biệt giữa tài sản của doanh nghiệp và tài sản cá nhân của chủ sở hữu, giúp hạn chế rủi ro pháp lý trong quá trình kinh doanh. Trong trường hợp phát sinh nghĩa vụ tài chính hoặc tranh chấp, trách nhiệm của chủ sở hữu được giới hạn trong phạm vi vốn góp, tùy theo loại hình doanh nghiệp.
Bên cạnh đó, việc có tư cách pháp nhân cũng giúp doanh nghiệp nâng cao uy tín khi làm việc với đối tác, ngân hàng hoặc khi tham gia đấu thầu, ký kết hợp đồng có giá trị lớn.
(5) Dễ dàng mở rộng quy mô và phát triển kinh doanh
Doanh nghiệp có quyền huy động vốn thông qua nhiều hình thức như góp vốn, phát hành cổ phần (đối với công ty cổ phần) hoặc vay vốn từ tổ chức tín dụng.
Theo quy định của Luật Doanh nghiệp 2020, doanh nghiệp được phép mở chi nhánh, văn phòng đại diện và địa điểm kinh doanh tại nhiều tỉnh, thành phố khác nhau. Điều này tạo điều kiện thuận lợi cho việc mở rộng thị trường, phát triển hệ thống kinh doanh một cách bài bản và chuyên nghiệp.
So với mô hình hộ kinh doanh vốn bị giới hạn về quy mô và phạm vi hoạt động, doanh nghiệp có lợi thế rõ rệt trong việc phát triển dài hạn.
(6) Được hưởng các chính sách hỗ trợ từ Nhà nước
Các doanh nghiệp chuyển đổi từ hộ kinh doanh được hưởng nhiều chính sách hỗ trợ theo các định hướng tại Nghị quyết 68-NQ/TW và Nghị quyết 198/2025/QH15.
Nội dung hỗ trợ bao gồm:
- Hỗ trợ sử dụng phần mềm kế toán và chuyển đổi số;
- Tư vấn pháp lý, thuế và quản trị doanh nghiệp;
- Đào tạo nâng cao năng lực quản lý và điều hành.
Những chính sách này nhằm giúp doanh nghiệp nhanh chóng thích nghi với mô hình mới, nâng cao hiệu quả hoạt động và giảm thiểu rủi ro trong quá trình vận hành.
Đây cũng là cơ hội để các hộ kinh doanh chuyển đổi xây dựng nền tảng quản trị chuyên nghiệp, hướng tới phát triển bền vững.
2. Thủ tục và hồ sơ chuyển đổi theo Nghị định số 168/2025/NĐ-CP
(1) Về nơi nộp hồ sơ
Cá nhân, tổ chức có nhu cầu chuyển đổi có thể nộp hồ sơ trực tiếp tại Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư nơi doanh nghiệp dự kiến đặt trụ sở chính.
Bên cạnh hình thức trực tiếp, pháp luật hiện hành cho phép nộp hồ sơ hoàn toàn bằng phương thức trực tuyến thông qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Đây là điểm mới quan trọng giúp rút ngắn thời gian và hạn chế việc đi lại.
Việc đa dạng hóa hình thức nộp hồ sơ tạo điều kiện thuận lợi cho hộ kinh doanh, đặc biệt trong bối cảnh chuyển đổi số và cải cách thủ tục hành chính đang được đẩy mạnh.
(2) Hồ sơ cần chuẩn bị
Theo quy định tại Điều 27 Nghị định này, hồ sơ chuyển đổi từ hộ kinh doanh sang doanh nghiệp đã được đơn giản hóa đáng kể, giảm bớt giấy tờ không cần thiết so với trước đây.
Về cơ bản, người thực hiện chuyển đổi cần chuẩn bị các tài liệu sau:
- Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh còn hiệu lực, nhằm chứng minh cơ sở pháp lý của việc chuyển đổi;
- Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp theo mẫu quy định, thể hiện thông tin đăng ký mới của doanh nghiệp;
- Điều lệ công ty, xác lập cơ cấu tổ chức và nguyên tắc hoạt động của doanh nghiệp sau khi chuyển đổi;
- Danh sách thành viên hoặc cổ đông trong trường hợp thành lập công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên hoặc công ty cổ phần;
- Bản sao giấy tờ pháp lý của cá nhân tham gia góp vốn, như căn cước công dân hoặc giấy tờ tương đương theo quy định.
(3) Thời gian xử lý hồ sơ
Theo quy định, thời gian giải quyết thủ tục chuyển đổi dao động từ 3 đến 5 ngày làm việc kể từ khi cơ quan đăng ký kinh doanh nhận được hồ sơ hợp lệ.
Đối với trường hợp nộp hồ sơ trực tuyến, hệ thống có thể phản hồi tình trạng hồ sơ trong vòng khoảng 24 giờ, giúp người nộp kịp thời điều chỉnh nếu có sai sót.
Có thể thấy, việc chuyển đổi từ hộ kinh doanh sang doanh nghiệp trong năm 2026 không chỉ là yêu cầu tất yếu trong bối cảnh thay đổi chính sách thuế mà còn mang lại nhiều lợi ích thiết thực về pháp lý, tài chính và khả năng phát triển lâu dài. Với những cải cách quan trọng tại Nghị định 168/2025/NĐ-CP, thủ tục chuyển đổi đã được đơn giản hóa đáng kể, giúp cá nhân và tổ chức dễ dàng tiếp cận và thực hiện.
Tuy nhiên, trên thực tế, quá trình chuyển đổi vẫn đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng về hồ sơ, hiểu đúng quy định pháp luật và thực hiện đúng trình tự thủ tục. Việc nắm rõ các quy định liên quan sẽ giúp hạn chế rủi ro pháp lý và đảm bảo quá trình chuyển đổi diễn ra thuận lợi, hiệu quả.
Trên đây là những nội dung được Văn phòng Luật sư Đà Nẵng tổng hợp và phân tích dựa trên quy định pháp luật hiện hành, nhằm giúp bạn đọc hiểu rõ hơn về lợi ích, thủ tục và các vấn đề pháp lý khi chuyển đổi từ hộ kinh doanh sang doanh nghiệp.
Trường hợp Quý khách cần tư vấn cụ thể về thủ tục chuyển đổi, thành lập doanh nghiệp, thay đổi đăng ký kinh doanh hoặc các vấn đề pháp lý liên quan, vui lòng liên hệ Văn phòng Luật sư Đà Nẵng qua số điện thoại 0912 987 103 hoặc đặt lịch làm việc trực tiếp tại 24 Phan Bội Châu, phường Hải Châu, thành phố Đà Nẵng để được hỗ trợ.
Ngoài ra, đội ngũ luật sư và chuyên viên pháp lý của chúng tôi sẵn sàng hỗ trợ Quý khách trong các dịch vụ liên quan tới doanh nghiệp – đầu tư dưới đây:
- Tư vấn thay đổi tên doanh nghiệp, địa chỉ trụ sở chính, vốn điều lệ…;
- Hỗ trợ soạn thảo hồ sơ thông báo thay đổi giấy phép kinh doanh;
- Hỗ trợ doanh nghiệp nộp hồ sơ tại cơ quan có thẩm quyền;
- Tư vấn các thủ tục sau khi thay đổi;
- Tư vấn thường xuyên các hoạt động doanh nghiệp;
………
Xem thêm: HƯỚNG DẪN THÀNH LẬP DOANH NGHIỆP CÔNG NGHỆ CAO – QUY TRÌNH THỦ TỤC MỚI NHẤT NĂM 2026.
